岗位说明编写.doc

岗位说明书的编写 陈志勇 编制岗位说明书的前提——部门职能说明书 每个企业在编制各个岗位说明书之前，必须先按照现代企业管理要求，把企业的战略职能具体落实到企业中各部门，系统地界定企业各部门的关键职能，完成企业现有部门的职能定位，明晰各部门的使命、责任、主要工作流程以及关键绩效指标等，建立起各个部门职能说明书；将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出，建立了部门职能与企业关键工作流程之间的链接，为部门职能的实现提供了可靠的途径，为岗位说明书奠下了基础，同时还将部门主要工作流程的输出成果以部门关键绩效指标（KPI）的方式确定下来，引导部门成员围绕关键绩效指标开展工作，为部门绩效管理建立依据。 在这里，笔者不对部门职能说明书的编写进行具体地阐述，只对与本文有关的内容稍做论述。部门是组织职能实现的基本单位，而部门职能是组织设计部门化的结果；部门职能说明书是部门职能管理的有效工具，是组织职能与企业关键业务流程实现的基础。部门职能说明书可以根据企业性质不同而不同，但都必须包涵基本内容：部门使命、部门主要职责、内部架构图、职位设置、职位编制、部门关键业绩指标等等，如表1： 表1X X部门职能说明书 编号NO： 部门名称 部门负责人岗位 直接领导职位 部 门 职 位 设 置 部门职位编制 职位名称 编制 部门使命 部门主要职责 部门关键流程 部门关键业绩指标（KPI） 其中，部门关键业绩指标（KPI）指的是实现企业的战略目标，本部门应承担哪些指标？大致可以分为几类进行阐述： 1、财务类指标，如费用预算达成率、销售收入达成率、投资收益率； 2、客户类指标，如客户满意度、客户投诉处理解决的满意度、公共关系效果评价、媒体正面爆光次数等； 3、流程类指标，如差错率、工作计划达成率、安全性等； 4、学习成长类指标，如培训计划达成率、员工建议数量与质量等。 为什么要编制岗位说明书 1、岗位的含义 岗位是指在一定的时间、空间内，由一名职工承担若干项任务，并具备一定职务、责任和权限时，就构成一个岗位。岗位是企业组织构成即组织职能实现的最基本的单位。一个岗位的内涵应该有：名称/组织、任务、职责要求、沟通关系、劳动强度、劳动条件与环境、劳动资料与对象等；一个岗位对员工的要求可分为几个方面：工作能力要求、知识水平要求、职业道德要求、能力要求、身体素质要求等。 具体反映在一份岗位说明书上，可按以下几点阐述: （1）岗位在组织中的位置:它的直接上级、向同一上级汇报的人员、直接下级、间接下级各是谁； （2）该岗位性质：该岗位属于研发、销售、行政、物流、生产等； （3）该岗位的主要活动：是服务还是产品？通过什么工作来提供？ （4）该岗位的内外联系：即岗位影响的范围（部门、企业、外界）； （5）岗位环境：主要环境信息； （6）岗位人员要求：学历专业、能力、技能、经验等。 2、岗位说明书对于企业的经营管理具有不可低估的作用 （1）为招聘、录用员工提供依据确定岗位的任职条件岗位说明书将作为签订劳动合同的附件作为员工入职培训的教材2）对员工进行目标管理岗位说明书是给员工下达目标的凭证依据岗位说明书可清晰设计目标 （4）员工教育与培训的依据对员工进行培训是为了满足岗位职务的需要，有针对性地对具有一定文化素质的员工进行岗位专业知识和实际技能的培训，完备上岗任职资格，提高员工胜任本岗本职工作的能力。根据岗位说明书的具体要求，对一些任职条件不足，但其它方面优秀、符合公司急需人才要求的员工进行教育和培训，提升他本身的素质，最后使其达到岗位说明书的任职要求。为员工晋升与开发提供依据员工的晋升与开发，离不开人事考核。人事考核是以员工为对象，以岗位说明书的要求为考核依据，通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价，判断他们是否称职，并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据，促进“人适其位”。因此，岗位说明书也为这项工作提供了一个依据。 1、准备阶段 （1）组建编写小组：负责具体编写工作和协调有关事宜。编写小组成员由顾问公司（如有外聘）、人力资源部及其他部门指定的人员组成。对小组成员具体要求： 对企业及本部门的经营管理和业务状况比较了解、有一定的影响力、能公平公正地处理问题、有一定的文字功底、小组成员一般是各部门的负责人。 （2）组建领导小组。负责审核编写的结果和解决编写中出现的有关问题，主要由企业资深、高层管理人员组成。 2、编写阶段 （1）设计框架。由编写小组主要成员共同设计出适合本企业的岗位说明书框架，包括岗位说明书的样式草本及相关内容（如表2），并提交领导小组审定。 表2　　　岗位说