接待工作点与技巧.ppt

组织配置资源和做好检查落实 组织配置资源 “巧媳妇难为无米之炊”。完成接待任务，必须有一定的物质基础做保证。筹划和运用好人力、物力等劳务保障，通过做好接待调度，组织、配置和整合各种资源，才能保证接待工作的顺利进行。 做好检查落实（小故事） 2007年中央的一位领导在湖南考察，湖南省接待办的同志作了精心的准备，前期的接待工作都非常顺利，首长也非常满意。但在最后返程时却出了一个意外，在领导一行乘火车返回北京时，离发车时间还差两分钟时，首长一行还没有上车，列车就往前开走了。后来查清了事故的原因，因为提示发车的三个摇旗手衔接失误造成的。就是这次事故，使铁路系统十几名处级以上干部受到处理或处分。由此可见，在接待工作中，特别是重大活动，不仅要搞好协调，还要加强检查，只有真正实现无缝对接，最大可能的避免意外发生。 * 客人抵达后的接待服务工作 一、客人抵达后的接待服务工作包括：迎接客人、会见、会谈、宴请、会议、合影、娱乐、参观等。 二、在接待的过程中，特别是负责人，一定要掌握全局，整合好各方面的力量。 三、在迎接客人时，一定要提前做好沟通，掌握到达和离开的时间、确定迎送规格。 * 会见会谈的注意事项和程序 注意事项 了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、会见会谈的目的和性质。 通知有关人员和部门做好准备。 安排好会见（谈）程序。 安排好座次。 会见会谈的程序 我方人员应先到会客室； 工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起身表示欢迎； 如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座； 记者来访一般安排在正式会谈前； 会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。 * 会议的主要程序和注意事项 会议的主要程序 制发会议通知 选定会场 确定会标、回头标和宣传标语 排列会场座次 组织发奖等 会场布置（大中型会场布置中的要求） 会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 标语：醒目，一般不超过13个字 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物 * 宴请安排 两个熟悉 （1）熟悉宴请安排的内容， （2）熟悉宴请的环节。 宴请安排的内容 （1）预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。 （2）掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门。 （3）要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 （4）提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 （5）严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排 （6）做好引导和服务。 宴请的三个环节 （1）排好菜单 （2）定好形式 （3）排好座次 * 参观安排和组织举办舞会 参观安排要结合来访客人的目的、意愿、兴趣和要求进行安排。 注意事项： （1）精心选择参观点、反复预看路线，做好参观考察的各项准备工作。 （2）明确领导和随行陪同人员。 （3）做好宾客在外的相关服务工作和联络协调工作。 （4）协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理。 （5）安排好沿途解说人和解说向客人进行介绍和讲解。 组织举办舞会 （1）举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8：00—10：00。 （2）安排参加舞会的男女人数要相当。 （3）舞会期间，男士要主动请女士跳舞，女士可以婉拒；女士请男士跳舞，男士不能拒绝。 * 客人离去后的有关工作 客人离去（后）的工作主要是欢送客人和资料归档 注意事项： （1）核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机（火车）停靠的情况。 （2）按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪。 （3）为表隆重，参加接待服务的人员在客人住地列队欢送。 （4）欢送人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。 * 会见座次安排 1.与外宾会谈 2.与上级领导座谈 注：A为主方，B为客方 注： A为上级领导，B为主方领导 （1）外事活动时，通常将外宾安排在主方人员的右侧，译员、记录员在主方人员和主宾的后面，其他人员按次序在俩侧就座。 （2）与上级领导会见时，一般将上级领导安排在主方人员的左侧。 * 会谈座位安排