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有效会议 技 巧 单 元 一 引 言 有 效 会 议 的 益 处 会 议 效 率 低 下 的 十 大 原 因 会 议 的 主 要 类 型 及 要 求 有 效 会 议 的 益 处 会 议 是 凸 现 公 司 文 化 的 场 合 快 速 决 策 发 布 信 息 有 效 应 对 内 部 和 外 部 的 变 化 充 分 交 换 建 议 、 意 见 和 经 验 节 约 成 本 表 现 你 的 管 理 能 力 会 议 效 率 低 下 的 十 个 主 要 原 因 离 题 、闲 聊 滥 竽 充 数 的 与 会 者 无 会 议 目 标 或 议 程 会 议 拖 得 太 久 低 效 率 的 会 议 主 持 人 与 会 者 心 不 在 焉 未 准 备 必 要 的 会 议 资 料 过 多 的 或 未 经 组 织 的 会 议 议 题 一 言 堂 或 争 论 不 休 太 多 来 自 内 部 或 外 部 的 干 扰 一 组 有 关 会 议 的 统 计 数 据 在 美 国 每 天 出 现 的 会 议 超 过 11,000,000 个 大 多 数 专 业 人 员 每 月 参 加 61.8 次 会 议 ，其 中50% 是 浪 费 时 间 假 设 每 个 会 议 长 1 小 时 ， 则 专 业 人 员 每 月 将 浪 费 31 个 小 时 ， 或 者 是 4 个 工 作 日 超 过 73% 的 与 会 者 承 认 开 会 时 在 考 虑 其 他 的 事 ， 超 过 39% 的 人 承 认 有 在 会 议 期 间 打 盹 的 现 象 会 议 的 主 要 类 型 及 要 求 会 议 规 模 会 议 模 式 会 议 性 质 会 议 方 式 以 会 议 规 模 分 小 型 会 议 3 ~ 100 人 中 型 会 议 100 ~ 1000 人 大 型 会 议 1000 ~ 数 千 人 特 大 型 会 议 数 万 人 以 上 以 会 议 模 式 分 正 式 或 非 正 式 大部分在企业内部进行的会议为正式会议。在正式会议中，由谁担当主持人、主办人、联络人都是事先规定的；非正式会议可以在各部门内举行，也有的在工作现场举行，形式灵活多样。 定 期 或 临 时 股东大会、董事会、年度全体员工会议均属于定期会议，这些会议通常是为了满足某种需要的形式会议；部门例会也属于定期会议；有了突发问题而召集的会议，是典型的不定期会议例子。 以 会 议 模 式 分（续） 教 育 指 导 或 激 发 创 意 真正的教育指导要在实践中进行才能获得最佳效果，会议便成为一种有效的实践活动。通过听取与会者的发言，便可知道他们各自的知识结构和能力水平。会议或给与会者提供了陈述意见的平台；或可通过相互讨论，指导参与会议的人员；或可为与会者彼此启发和相互了解提供机会。 激发创意的必要条件是有能畅所欲言的轻松气氛，同时也需要主持者的启发和鼓励，使发言者敢于发表或许尚不成熟的见解。 以 会 议 性 质 分 法 定 性 会 议 根据有关法律法规必须举行的会议，例如职工代表大会、工会代表会议、股东大会和董事会。 非 法 定 性 会 议 有学术研讨会、新闻发布会、交流恳谈会、经贸洽谈会等。 以 会 议 方 式 分 普 通 会 议 电 视 或 电 话 会 议 现 场 会 议 其 它 招待会、座谈会、观摩会、茶话会等 单 元 二 会 议 准 备 会 议 目 标 会 议 时 间 与 会 者 对 会 场 的 要 求 会 议 议 程 会 议 通 知 要 求 及 格 式 各 类 会 议 的 准 备 内 容 会 议 目 的 确定会议目的以及所期望的结果 清楚你个人希望通过会议所要实现的目标 会 议 目 的 (续) 会 议 目 的 的 类 型 : 透 露 信 息 或 提 供 意 见 发 布 指 示 作 出 决 定 或 贯 彻 决 定 激 发 创 意 提 出 建 议 、 进 行 讨 论 并 作 出 最 终 决 定 会 议 时 间 会 议 时 间 (续) 与 会 者 对 会 场 的 要 求 房 间 大 小 与 会 议 规 模 一 致 ， 座 椅 舒 适 温 度 合 适 ， 房 间 空 调 可 调 光 源 充 足 ， 亮 度 可 以 控 制 视 听 效 果 良 好 隔 音 效 果 佳 ， 座 椅 不 挡 视 线 无 外 界 干 扰 服 务 设 施 齐 全 会 议 议 程 确 定 应 涉 及 的 主 题 及 最 佳 的 讨 论 形 式 明 确 你 希 望 通 过 会 议 要 实 现 的 目 标 预 估 会 议 所 需 时 间 给 每 个 议 题 设 定 开 始 和 结 束 的