台南政府公文稽催管制作业要点.doc

臺南市政府公文稽催管制作業要點（修正草案） 臺、依據及適用範圍 臺南市政府（以下簡稱本府），為統一公文處理，提高行政效率，以行政院頒「文書處理手冊」為依據，特訂定本要點。 本要點適用於本府各單位及所屬各機關學校（以下簡稱各機關） 貳、公文管制 各機關之公文收發，區分如下： 總收發 單位收發 基層收發 簽稿收發 前項公文收發，以本府為主體者，秘書室為總收發，各局、室為單位收發，各課、股為基層收發。所屬各機關學校得依本機關之性質按實際需求，僅設總收發。各機關綜合文稿之單位，其辦理簽稿承轉登記者為簽稿收發。 各機關應有專人辦理公文收發工作，並建立代理人制度，收發人（登記員）如有調動，應將業務有關事項詳細交代繼任人員，並與主辦研考單位（人員）連繫，必要時得由研考單位（人員）予以輔導或訓練。 五、各機關已建置公文管理系統者，其公文管制作業應按下列程序處理： （一）現行公文登記表得改為公文簽收清單（附表一，一之一）。 （二）收發人員應於收文後依號碼索引簿編定收文號，並將主檔內有關資料鍵入後列印簽收清單。 （三）收發人員將簽收清單連同公文送由承辦單位或承辦人員簽收辦理。 （四）承辦單位或承辦人員收到分辦文件核對簽收清單無誤後，於簽收清單上簽名即退回總收發或登記桌，在當日下班前一小時內收到者，得於次日上午退還。 六、為健全公文管制資訊作業，有效運用電腦儲存功能，各機關針對每件公文處理過程各階段之重要資料予以輸入電腦，其基本資料暨輸入原則如下： （一）收（發）文號：鍵入收發文號碼索引簿所編定之收發文號。 （二）收文日期：鍵入收文日期登記年月日時（時間採用二十四小時制） （三）主旨：摘錄來文主旨精義，力求簡明扼要，密件不錄主旨。 （四）來文機關：鍵入來文機關（公司行號）名稱或姓名。 （五）來文日期字號：鍵入來文機關之發文日期字號。 （六）公文性質：分為一般公文、訴願案件、陳情案件、人民申請、列管、受會案件。 （七）附件數：鍵入來文時附件數。 （八）申請案件期限：依臺南市各機關處理人民申請案件項目暨期限表（如附表二）之期限鍵入。 （九）承辦單位名稱：鍵入承辦單位名稱。 （十）承辦人員姓名：鍵入承辦人員姓名。 （十一）簽收日期：依承辦人簽退簽收清單時間鍵入。 （十二）創稿日期：鍵入交辦日期或承辦人擬稿日期。 （十三）送退會日期及單位：鍵入內部單位或其他機關及送會、退會日期，以憑統計辦理天數。 （十四）併（彙）案件：鍵入併（彙）辦案件文號。 （十五）送判日期：鍵入各層次送判日期。 （十六）交繕日期：鍵入送繕日期。 （十七）結案日期：鍵入發文、存查、移文或退會日期。 （十八）處理情形：鍵入發文、存查、移文或退會情形。 （十九）辦理天數： 1、答復案件：自總收文之次日起至發文日止（包含會稿、會簽時間），所需天數扣除例假、紀念日及節日，為實際使用天數，其送會本機關以外機關之時間，得予扣除。 2、彙（併）辦案件：自規定彙報截止日起算至全部辦畢發文之日止，所需天數扣除例假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數，為實際使用天數。 3、創稿案件：如係交辦，以交辦之日起算；如係會議決議，以會議紀錄送達之日起算；如係先簽後辦，以送簽之日起算；如係直接辦稿者，以辦稿之日起算。 （二十）、歸檔日期：鍵入歸檔日期。 七、各機關公文管制資訊作業使用表報格式，為期能相互交流運用，減少疏漏、錯誤、達成迅速、正確效果，特加規定如後： （一）逾限未結案件事前檢查週報表（如附表三）、公文時效統計表【如附表四（一）（二）（三）（四）（五）】。 （二）收文、送會、送判、交繕等簽收清單：內容應包括收文號、來（受）文機關名稱、主旨、附件數、公文性質、收文人員簽收欄等。 （三）歸檔公文清單：內容包括歸檔日期、收（發）文號。 （四）個人成績月報表（如附表五）。 八、各機關公文管制資訊作業系統之使用，限於收發文人員、登記員及研考單位主管公文查詢人員，對已鍵入且非屬本身業務部分之資料，不得任意更改。 九、各機關公文查詢工作，應依收文號查詢、承辦人姓名查詢、未結案件查詢等之部分及全部內容查詢。 十、各機關實施公文管制作業所使用各項清單，應自結案時起保存一年。其電腦基本可使用電腦儲存媒體（如磁帶、磁片、磁碟、微縮影片、光碟等），其保存期限為十年，未屆滿保存期限不得銷燬。 十一、承辦人員不能如期辦竣之案件，應在預定結案日期屆滿前申請展期，以二次為限，每次展期不得超過十日，由單位主管核准。但因情形特殊需為第三次以上展期或展期超過一個月以上者，應簽經機關首長核定。 十二、各級承辦人員處理公務，應備承辦案件登記簿登記之，並應連同負責保管業務有關之參考資料，於職務異動時列入移交。 十三、簽稿如有修改，應由修改人員於修改處蓋職名單，修改過多時，應退回承辦人員清稿後，連同原稿陳核﹝判﹞。已在簽稿上簽章，而未簽註意件者，視為