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书面沟通 第5章 书面沟通 书面沟通的定义及特点 书面沟通是指以书面或电子作为载体，运用文字、图式进行的信息传递的过程。 书面沟通的特点 较为严谨、正式 平铺直叙 读者针对性强 一般应用第一人称或第二人称 负有一定的法律责任 书面沟通的特点 书面沟通应该遵守的原则 思维清晰 写作目的明确 全面了解主题 进行换位思考 书面沟通的基本形式 备忘录 电子邮件 商务信函 报告 摘要 书面沟通的基本形式 在项目管理中，沟通显得非常重要。 一般来说，项目经理大约要花费75%-90%的时间用于沟通上。 沟通按沟通的方式不同（书面、口头，正式、非正式）。 在做项目过程中，需要用比较正式的书面沟通方式，否则项目很难进度下去 书面沟通不但有项目组内部的，也有项目之间的，甚至还有公司与公司之间的，公司与上级主管部门之间的。正式书面沟通当中是项目内部还好说，经常会涉及到公司与公司之间、公司与政府主管单位之间、公司各子公司之间、各相关独立事业部之间的正式 项目中公文式正式书面沟通的文种 沟通对象：其它供应商或合作单位，以及上线主管部门等等 最好都采用正式书面沟通为妥 用文规范（公文） 国家机关公文一般有14种类型 项目管理过程当中可能会遇到的8种类型 关于公文式的正式书面沟通的结构 一般包括三个部分： 一是开头部分 主要用以说明公文的因由，具体内容就是简要说明行文的目的、意义、依据、背景等。开头要力求简捷明了、开门见山。 二是主体部分 主要用以说明行文要说明的各种事项。 三是结尾部分。 主要用以说明有关结束全文的话。结尾应力求干净利索，不拖泥带水，可说可不说的，尽量不说；结尾要写得实在。 开头的常见写法： 1、引据式： “根据、遵照、按照” 2、原因式： “由于、鉴于、基于” 3、目的式：“为了、为” 4、概述式：先概括基本情况后再展开论述 5、点题式：开头便把宗旨和结论先点出来 6、表态式。即开头对转发、颁布的文件或来函表明态度或进行评价，然后再说明有关事项。 结尾的常见写法有： 1、总结式：综上所述、由此可见、总之 2、要求式：如希望……、号召 3、呼应式或呼应标题：响应开头 4、自然收尾法： 叙述完情况意见后戛然而止，这种结尾目前常用 5、专用词语式，如：“特此通知”、“当否，请示复”、“现予公告”、“以上报告如无不妥，请批转有关部门参照执行”等等。 备忘录 备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。 备忘录的类型主要有个人备忘录、交往式备忘录、计划式备忘录。 备忘录的特点： ⒈事务性。记录的事项两类：一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺，一致或不一致的意见等；另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条； ⒉提醒性。提示当事人避免忘却的特性。 备忘录 备忘录的结构和写法 标题 两种写法： 直接写文种名称，即《备忘录》。 由单位、事由和文种组成。如：《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。 正文 商务谈判备忘录正文。 个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由，不拘一格，写下事项要点即可。 备忘录 商务谈判备忘录正文的一般写法： ⒈导言。记录谈判的基本情况，包括：双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。 ⒉主体。记录双方的谈判情况，包括：讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法，通常采用分条列项式记录。 ⒊结尾。多数不另写结尾。 ⒋商务谈判备忘录落款。各方谈判的代表签字、标明时间。 注意事项：内容详实、具体、完备。语言要朴实、准确 备忘录样例1 发给：××——秘书 发自：××——行政部经理 日期：2003年1月6日  内容：总经理来京行程安排 总经理将于2003年1月日8星期三到达北京，并将于1月10日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程。并经我确认后发到香港办公室。 点评 企业内部计划式备忘录，格式规范，包含的内容齐全 正文首部写收、发对象、时间和内容提要 主体部分内容是上司对下级近期工作的提示 这种企业自印的工作计划备忘录稿笺，使用时只要填上收、发人和正文内容即可，很方便 重点应放在明确正文的首部应撰写什么内容 备忘录样例2 ×××股份有限公司(以下简称甲方)和×××公司(以下简称乙方)的代表，于×年×月在甲方公司本部就技术引进一事进行了初步协商，双方交换了意见，达到了了解，形成了以下初步意向： 　　一、×××产品技术转让问题 　　合资双方共同努力会加快技术引进速度。先期可进行技术引进谈判，若谈判成功，双方先签定合同，编写可行性研究报告。 　　二、乙方的合作意向 　　l×年×月，乙方组织