公文处理写作.ppt

公 文 处 理 和 写 作知 识讲 座 主讲:太史功科 吉 林 庆 达 公 司 二00七年一月 五 日 概 述 公文处理和写作，不仅是国家机关的一项非常重要的工作，也是企事业单位必不可少的管理工具和手段 。 对于公司来说，是公司基本形象的体现。 对于每一个文员来说，是一项最基本的职务技能 ，是一个文员基本素质的体现。 内 容 一、公文的概念及其在公司的地位 二、文书、文件和公文的关系 三、公文的类别 四、国家规定的公文种类 五、公文格式 六、公文写作要点 七、公文写作中常犯的错误 八、公文拟写者应具备的修养 一、公文的概念及其在公司的地位 公文：即公文文书，又称文件。 是行政机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 公文概念的理解 1.公文形成的主体是行政机关及其他社会组织。 这些机关或组织都是依据国家的法律和有关的章程、条例建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。这是公文形成的前提。 一、公文的概念及其在公司的地位 公文概念的理解 2、公文形成的条件是行使职权和实施管理。 具有法定地位的机关、组织，都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图，它们在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料。这是公文形成的必要条件。 3、公文是具有法定效力与规范格式的文书。 公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式 ，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的处理。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。 一、公文的概念及其在公司的地位 公文概念的理解 4、公文是国家机关及其他社会组织依法行政、办理公务的重要工具。 任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图，处理公务，实施管理。比如：向上级汇报工作，则使用“报告”；向下级布置工作，则使用“指示”或“通知”；向有关单位和其他业务部门联系公务，则使用“函”；记载会议议决事项，则使用“决议”或“会议纪要”等 ，这是公文的作用所在。 二、文书、文件和公文的关系 实际工作中，特别是在机关工作中，常常会出现“文书”、“文件”和“公文”这三种概念。 文书：一般指文书处理、文书工作； 文件：一般指文件拟写、文件往来； 公文：一般指公文格式、公文立卷等。 文书、文件、公文都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及内部所使用的文件材料，即公务文书。 可见：文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一 致的。但根据不同情况、不同场合，则应分别使用这三个概念。 二、文书、文件和公文的关系 （一）文书 ——可以作为所有文件材料的总称。 在人们日常生活和公务活动中，使用的极为普遍和广泛。文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作。 （二）文件 ——同文书一样，有时也可以指文件材料的总称。 如一次大型会议结束之后，要将会议文件立卷归档保存。这里说的文件，即指会议形成的有规范格式的正式文件，如会议纪要、决议等，也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录，甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。 但是，对于一些重要的文件，如：中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件，人们往往郑重地称之为“文件”，而不称文书或公文。 二、文书、文件和公文的关系 （三）公文 特指各级关单位为了办理公务而产生的文书或者文件。从这个意义上说， 它是公务文书或者公务文件的简称。 三、公文的类别 从文学角度讲，公文作为一种文体，可以从不同的角度来划分： （一）从公文的来源来划分 1、对外文件：发文 。 2、收来文件：收文。 3、内部文件：指制发和使用都限于公司或部门 内部的文件。如公司或部门内部的规章制 度、会议记录、工作计划、经验总结以及内 部的通知、通报等。 三、公文的类别 (二) 从公文的行文关系上划分 行文关系——是指发文机关同收文机关之间的文件往来关系。 划分为：上行文、平行文和下行文。 ☆ 1、上行文——就是指下级机关向它所属的上级领导机关所发送的文件，也就是自下而上的行文，故称上行文。