办公礼仪训教案(新员工).ppt

个人仪态 办公室既是工作场所也是公共场合，员工要注意个人卫生，仪表仪容要保持整洁、大方。 任何服装都应做到清洁、整齐、挺直。 衣领、袖口要干净，皮鞋应上油擦亮。 穿中山装要扣好领扣、领钩、裤扣。 穿长袖衬衣要将前后摆塞在裤内，袖口不要卷起，长裤裤筒也不允许卷起。 两扣西装上衣若系扣子，可系上边一个，若是一扣或多扣西服上衣，均应扣全。 男同志在任何情况下均不应穿短裤上班。 工作中的礼节和道德 1．出勤、休息、离开公司 上班时应留有富裕时间，准时到达意味着马上可以开始工作。 将工作与休息时间严格区分。 不要还没到时间就准备下班，心神不定。 今日事今日毕，若完不成要向指示的人汇报一下情况。 离开公司前，将今天的工作告一段落，并检查一下明天的计划，做好必要的准备。 向领导做必要的汇报，告别之后再离开公司，看到领导和周围的人很忙时，可以问一声“需要我帮忙吗？” 电话礼仪 电话是一种常见的通讯、交往工具，打电话的礼仪也是公共关系礼仪的重要内容。在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您及您所在的公司有极佳的印象 电话用语应文明、礼貌，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和、音量要适中。 一、接电话的礼仪 电话铃一响，应尽快去接，最好不要让铃声响过五遍。拿起电话应先自报家门，“您好，这里是xx公司xx部”。接电话时，对对方的谈话可作必要的重复，重要的内容应简明扼要的记录下来，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。 当对方要找的人不在时，一定不能用很生硬的口气说：“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。 在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：对不起，请问您是哪位? 听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。 转电话时，不要让对方听到内部谈话。应盖住话筒或按保留键。 留言一定要做记录，并直接交给本人。口头转告经常会出问题。本人不在时，不要只将留言条放在桌上，要告诉一声。 接到抱怨的电话时，对方在讲话时，不要插话，听到最后，才是解决的办法。要诚恳地道歉，冷静地对待。对方有些无理的话也不要因此以牙还牙。 要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。通话完毕后，应等对方放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊重。 投诉电话不要让对方重复第二次。自己不能处理的再向领导请示，尤其要注意不要将此类电话在公司里转来转去。 接受指令 当被叫到名字时，应立即回应，然后马上拿笔记本去领导办公室。即使手头正忙于其他工作，也要到领导办公室去。 如果领导叫你时，你正在接听电话，周围的人应与领导打声招呼“╳╳╳在接电话”，待电话完了马上去领导办公室。 集中精力接受指令，领导话没说完不要中途插话。不理解的问题要当面提问，不要不懂装懂。自己有想法或意见时，要待领导将整个话题结束以后再陈述。 不理解的问题要当面提问，不要不懂装懂。自己有想法或意见时，要待领导将整个话题结束以后再陈述。 即使你认为领导布置的工作没有意思也不应该拒绝，忽视小工作往往容易出大错。 不要自作主张改变领导的指示，指示内容需要更改时，一定要请示汇报，听从领导的决定。 汇报工作 领导指示的工作要以汇报的形式完成。没有汇报，说明工作没有完成。汇报工作原则上向下指令的人汇报。 虽然说“汇报要迅速”，但领导看上去很忙的时候，也有可能汇报不了，这种情况下，要事先说明并约一下时间，等待时机再汇报。 汇报工作要先从结论开始，再按其理由、经过程序汇报。 要如实地汇报。即使是难以开口的事实也要避免带入感情因素或者主观因素。 在以下情况下需要中间汇报： 工作告一段落，结果大致可预料的时候。 工作预计完不成的时候。 工作出了差错或出现了棘手的问题时。 由于情况发生了变化，工作方式需要改变时。 要尽可能地避开来客人时汇报工作，紧急时通过分机或利用字条与领导取得联系。 出席会议 以积极的态度参加会议。首先要理解会议的目的，了解出席会议的人员。事先要阅读一下资料，针对议题概括自己意见、想法，若有必要可以准备一些资料。 严格遵守时间，在商品社会的今天“时间就是金钱”。 将会议要点记录下来。在叙述自己的意见之前，应认真地听取他人的意见。 发表自己的意见时，对自己的发言要负责任，明确地叙述，不要把自己的看法强加于人。发言时应采用数据和实际例子，使内容具体而具有说服力，避免采用全部或大概等含糊的词语。 不要在会议上表现自己，会议是以收集