办公自动讲座之一.ppt

什么是办公自动化？ 把计算机技术、通讯技术、信息技术和软件科学等技术及现代办公设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，以提高工作质量、工作效率和改善工作环境而构成的服务于某一目的的人机信息处理系统。 办公自动化系统构成 收发文管理 会议管理 个人管理 电子邮件 档案管理 远程办公 …… 学习目标 掌握常用办公软件的基本使用方法和办公实用技巧 Word Excel PowerPoint Photoshop 了解使用计算机实现办公过程的自动化。 讲座安排 Word 基本使用方法介绍； Word长文档排版方式和办公实用技巧； Excel基本使用方法介绍 Excel办公常用操作介绍； 如何用PowerPoint制作内容丰富的幻灯片 Photoshop条件下简单图像处理 2、文档的编辑 选定文本（快捷键） 词的选择：词前双击 连续文本：shift 行的选取 ：句前单击 段的选取：双击鼠标 矩形选取 :alt 全文选取 ：ctrl+a，文前三击 删除文本： del、backspace 复制、剪切和粘贴： ctrl+c,ctrl+x,ctrl+v 查找替换 编辑—查找 编辑—替换 撤销恢复 ctrl+z，ctrl+y 先选择再编辑的方法。选择文本可以用鼠标，也可以采用一些快捷键，大大提高效率。 查找：从已有的文档中查找指定的字符串；替换：新字符串替换文档中已有的字符串； 技巧：实现大量文本的快速输入。 3、文本排版 字符格式； 段落格式； 项目符号和编号； 边框和底纹 分栏 段的对齐方式 设置段落缩进 设置行间距和段落间距 底纹 设定文字或段落底纹的方法是： 单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框； 单击“底纹”选项卡，分别设定填充底纹的颜色、式样和设定应用范围等。 创建和绘制表格 编辑表格 格式化表格 表格计算 文字与表格的转换 1、创建和绘制表格 单击“表格”菜单中的“绘制表格”命令； 表格——插入——“插入表格”对话框，分别输入列数、行数，单击“确定”按钮即可； 工具栏上插入表格工具按钮； 使用“表格和边框”工具绘制表格 2、编辑表格 单元格的选定 表行的选定 表列的选定 表中矩形块的选定 整表选定 表格高度、宽度的调整 用鼠标调整行高或列宽 利用菜单“表格属性”调整 合并、拆分单元格 平均分布各行（各列）：表格—自动调整 行、列的插入：tab 行、列的删除 3、编辑表格 表格内容的编辑 单元格的对齐方式 4、格式化表格 表格自动套用格式 “表格”菜单中的“表格自动套用格式”； 使用“表格属性”对话框 对表格进行边框和底纹的设置 5、表格计算 一个表格是由若干行和若干列组成的一个矩形的单元格阵列。 单元格是组成表格的基本单位。单元格地址是由行号和列标来标识的，列标在前，行号在后。列标用A、B、C、…Z、AA、AB…AZ、BA、BB、…表示，最多达63列；行号用1、2、3…表示，最多可达32767行，所以一张Word表格最多可有32767×63个单元格。 单元格区域的表示方法是用该区域左上角的单元格地址和右下角单元格地址中间加一个冒号“：”组成。例如A1:B6、B3:D8、C3:C7等。 5、 表格计算——公式计算 单击要计算结果的单元格，如F2单元格，单击“表格”菜单中的“公式”命令； 在“公式”文本框中输入计算公式“=SUM(LEFT)”或“=SUM(B2:E2)”。单击“确定”按钮，关闭“公式”对话框，即可计算出F2单元格的值。 用同样的方法可以计算出其余员工的总工资。 公式中可以使用函数，只要将需要的函数粘贴到公式中并填上相应的参数即可。 Word2000的表格计算中常用的四个函数参数，分别是：ABOVE、LEFT、RIGHT和BELOW，用来指示运算的方向。ABOVE表示对当前单元格以上的数据进行计算；LEFT表示对当前单元格左边的数据进行计算；RIGHT表示对当前单元格右边的数据进行计算.BELOW表示对当前单元格下边的数据进行计算。 6、 文字与表格的转换——表格转换成文字 表格转换成文字的方法是： 将光标定位在需要转换为文本的表格中； 单击“表格”菜单下的“转换”命令，在其级联菜单中选择“表格转换成文字”命令； 在对话框中选择合适的文字分隔符，用来分隔单元格的内容，单击“确定”按钮即可。 7、文字与表格的转换—文字转换为表格 文字转换为表格的方法是： 选定需要转换成表格的文本； 单击“表格”菜单下的“转换”命令，在其级联菜单中选择“文字转换成表格”命令； 在对话框中，先在“文字分隔位置”单选框中选择文本中使用的分隔符，对话框中就会自动出现合适的列数、行数；还可以调整列的宽度和使用“自动套用格式”。 五、在文档中插入对象 Word最精彩之处就是能够在文档实现图文混排