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常用公文基本知识 一、公文基本概念 公文----公务文书的简称，指的是机关团体、企业事业单位在管理过程中形成的具有一定法定效力和规范文体的指定文书。 常用公文------13种。命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函 、会议纪要。 （一）基本定义 命令---依照法律公布行政法规和规章； 宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。一般国家频布使用。 决定---对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关人员和单位。变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 公告---向国内外宣布重要事项或法定事项。 通告—公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 通知---批转下级机关的公文。转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。 通报---用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。 议案---各级人民政府按照法律向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 报告---用于向上级机关汇报工作，反映情况。答复上级机关的询问。 请示---用于向上级机关请求指示、批准。 批复---用于答复下级机关的请示事项。 意见---用于对重要问题提出见解和处理办法。 函------用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，批准和答复审批事项。 会议纪要---用于记载、传达会议情况和议定事项。 （二）公文特性 １．公文是在公务活动形成并使用的文书，离开了公务活动，就不成其为公文。 鲜明的政治性---公文是国家机关的指挥意志、行动意图、公务往来和系统记录，直接反映的是国家政权的政治意向和根本利益。 ２．法定的作者和法定的权威-----作者是依法成立的行使权力和承担义务的组织。内容有法定的权威性和行政效力。 ３．规范的体式和制作程序---公文的体式必须符合规定的体式，从撰写到成文都有严格的程序。 ４．现实的效用---主要在现行工作中使用，具有一定的时间性，任何公文不是永远有效的。 （三）公文的作用 １．领导与指导作用---上级机关发给下级机关的公文，都有领导和指导作用。 ２．工作依据和凭证作用---公文传达的是发文机关的意图和记录事项的凭证。受文机关以此作为处理工作，解决问题的依据。 ３．宣传教育作用---公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么这样做，就起到时了宣传教育作用。 ４．规定人们行为规范的作用---通过公文发布的法律、法规和行政法令等有规范人们行为的要求，要求坚决执行的效用。 （四）公文的分类 上行文---下级机关向所属上级机关的发文（请求、报告---） 平行文---平等或没有领导关系机关之间的发文（函、通知---） 下行文—上级机关对所属下级机关的发文（命令、通知、决定、通报、批复--） 二、公文规定格式 公文的格式是区别其它文种的形式标志；便于管理、存档和使用；表现其合法性和权威性。因此必有一定的规定格式。 主要格式---秘密等级-必威体育官网网址期限-紧急程度-发文机关标识-发文字号-签发人-标题-主送机关-正文-附件说明-印章-成文日期-附注-附件-主题词-抄送机关-印发机关-印发日期 （一）版式组成 眉首（文头）---公文首页的红色线以上各要素。 主体---红色线以下至主题词之间的各要素。 版记（文尾）---主题词以下各要素。 （二）眉首（文头）部分 公文份数序号：同一公文印制多份时，每份的顺序编号，主要用于带有密级的公文，如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编上顺序号。 序号是用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，根据公文的份数数决定编几位，但不就少于2位，即“1”要编为“01”，若百份以上则为“001--- 061 --- 118--”。 秘密等级和必威体育官网网址期限：秘密等级是标识公文必威体育官网网址程度的标志。涉及国家机密的公文应当按照国家秘密及密级具体范围的规定标明，分别为绝密 / 机密 / 秘密 三级。 必威体育官网网址期限是对公文密级的时效加以规定的说明。注意，如不标识必威体育官网网址期限，密级等级两字之间应空1字距离。 秘密等级用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和必威体育官网网址期限之间用“★ ” 号隔开。（例：机密★06月 秘□密） 紧急程度：紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文标明为特急/急件 二类。 紧急程度用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间应空1字距离。如同时标识“秘密等级和必威体育官网网址期限”时则标识在版心右上角第2行。（例：特□急） 发文机关标识：发文机关标识就是统称的“红头”。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如联合行文，主办机关前，上下居中排布，“文件”三字居右则；如联合行文单位过多，必须保证公文首页有正文。 发文机关用小号标宋红色字体标识。 发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。如“西交工〔201