秘书办文作.ppt

秘书“办文”工作 ● 教学目的 本章主要学习秘书撰拟文稿的范围、过程及要求；掌握文书处理程序和文书整理归档的基本知识；能够运用所学的“办文”知识完成日常工作。 教学重点与难点 1、教学重点 文稿撰拟的过程 2、教学难点 收文与发文处理程序的规范化操作； 案例分析； 技能训练。 一.文书的撰拟 1 .文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 2.文书的种类 通用文书、专用文书、常用事务文书。 一. 文书的撰拟 3、 基本要求 主题正确、鲜明；语言准确、精炼； 体式规范。 4、行文关系 上行文: 报告、请示、函。 下行文：命令、决定决议、通知、通报、批复、会议纪要。 平行文：议案、通知、函、会议纪要。 5.文稿撰拟的范围 法定公文的撰拟 常用文书的撰拟 领导讲话稿的撰拟 公关文书的撰拟 二. 文书处理 1、 文书处理的涵义 文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 2、文书处理的原则 及时；准确；安全；统一 规范。 二 文书处理 3.行文关系 文书的行文关系是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。 4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则： （1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。 （2）一般情况下不得越级行文。 二 文书处理 （3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。 （4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。 （5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。 （6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。 案例分析1 场景：XX厂办公室 情景：XXX管理局通信员李给XXXXX厂递送一份《XX省财政厅、 XX省审计局关于开展XXX财务专项资金检查的通知》(X财字(2003)34号)。 厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅速处理该文件? XX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的2000年度职称评审工作会议，带回五份文件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。第二年进行2000年度文件立卷归档时， 林强告诉档案室2000年没有收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文整理后，立卷归 档。2001年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍沿用2000的文件。秘书林强已于前一个月调到X省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。 请指出错误所在。 案例分析2 相关知识: 收文办理程序 签收?拆封? 登记? 分办?传阅? 拟办? 批办? 承办? 催办? 注办?归档 注意：传阅、拟办、催办为非必选项。 文件处理单 来文标题 ? 拟办意见 ? 领导批示 ? 办理结果 ? 备 注 ? 文件处理单 共收　份 收文号：　　　办、阅人签名：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 已分发给： 收文时间： 拟办意见： 批办意见： 办理结果： 案例分析4 　 温州市旅游局接到浙江省旅游局转发的《中华人民共和国国家旅游局令》(第18号)文件中发布的《出境旅游领队人员管理办法》。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一份学习该《办法》的文件，下发给市属各旅游公司，组织员工学习。 吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程序各环节的操作? XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份《XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知》。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。 请指出错误所在。 案例分析5 相关知识 发文处理程序： 拟稿?审核?签发?编号?缮印?校对?盖章?登记?封发?立卷、归档 发文登记簿 发文日期 发文号 密级 文件标题 收文单位 共印份数