论办公自动化对现代文书工作的影响毕业论文.doc

论办公自动化对现代文书工作的影响毕业论文 一、办公自动化条件下文书工作的发展和变化 （一）办公设备方面 传统的办公室文书设备主要有笔、墨、纸、本、办公桌、电话、蜡板等，现代化的文书办公设备，在保留了一些常用的传统办公设备的基础上，新增了计算机、传真机、打印机、扫描仪、复印机等新型办公设备。新型的办公设备对文书工作的影响极为显著，极大地推进了智能化、无纸化办公的进程，可以实现文书的收发、处理、传送、保存、调用的一体化工作流程，明显展示其一气呵成的高效化特点。[2] （二）办公自动化软件的开发和应用方面 办公软件很多，按其功能来分，可以分为两大类：系统软件和应用软件。 系统软件：一般来说，办公室计算机都已经安装计算机操作系统。在20世纪90年代初，用的是DOS系统，但没过几年就改用windows系统，这一改动使操作更加直观，人机界面更加友好，DOS和Windows都是系统软件，装上他们使工作人员打开机器后便可进入工作状态，如文字的处理。数据的处理等，目前主要以Windows2007，Windows2000,等为主流，它们都是管理计算机硬件资源的一个平台，没有它，任何计算机都无法工作。 应用软件：目前最广泛的办公应用软件为office,可以完成文字处理，电子表格，财务报表信息，演示文稿的输出，数据库和网页制作等各种工作，帮助文书工作人员更好的工作，提高工作效率和工作质量 实践证明，现代以及未来文书工作中离不开实用好用的办公软件，这也是基于办公硬件改良基础上的必然要求。因为，硬件设施是实现办公自动化的环境保障，而办公自动化的真正灵魂在于办公软件的开发利用。[3] （三）办公效率方面 会议记录不再采用手工笔记和录音整理，而是利用速录机实现对与会者的讲话进行同步打印，发言完毕、会议结束时，文件也打印出来了。更先进如会议记录的，与会人员只要手头一个笔记本、有无线网卡、有视屏头就可以在世界上任何一个地方参加会议，不仅如此，数字化办公还可以更真实、更全面的记录和保存资料，如会议全过程可利用硬盘录像机录制，刻成光盘，存档保管大大简化许多时间和节约空间，这对于现代社会的具有划时代的意义。 二、办公自动化对文书工作的要求 （一）办公自动化对文书工作者的要求 要适应新形势下深入推行办公自动化的要求，对办公室文书工作人员素质也提出新的要求[4] 1、在观念上要以积极的心态接受着一切新事物 其实不少工作者不愿接受办公自动化，并非觉着他不好，只是惰性所致，不愿花费时间学习新的东西，不想改变原有的工作习惯，工作方式而已。因此，必须首先让文书工作者做好接受办公自动化的思想准备，以积极的心态学习办公自动化的各种设备使用方法。[5] 2、要为办公自动化做好必要的技能准备， 办公自动化要求我们从以前人管人，人管文，转为通过窗口和菜单管人管文。这样，学会用电脑，学会操作办公软件，了解网络技术的运用成为文书工作者必备的本领。掌握这些本领渠道有：(1)参加单位组织的培训（2）个人报名参加社会机构组织的培训（3）同事间相互交流学习，尤其是向单位中的年轻人或者电脑学习高手。其实，目前许多已开发的电脑软件，其界面都相当的友好，初学者学习掌握起来并不困难。改变自己，提高自己是势在必行的，只有自己相当熟识了办公软件了之后，才能深刻感受到办公自动化的优越性。[6] 3、在日常工作实践中对自己不断提出新要求[7] （1）职业道德方面的要求：因为计算机网络的截取，克隆能力特别高，如 果没有求真务实的观念，丧失科学道德，为博取不正当名利，不惜弄虚作假，后果将不堪设想。特别是对一些涉密的文书岗位，除了电脑设备要设置防火墙，设置加密等措施外，对工作人员自身的职业道德的要求也是很高的。[8] （2）工作态度方面，办公自动化只是最大限度的将人从繁重的劳动中解放出来而已，并非有了自动化的设备，人力劳动被完全取代，也不是办公自动化的文书工作系统建设好了，人与人之间的联系就割断了。办公自动化系统要求所有员工步调一致，共同来创造和谐的工作氛围，无论文书工作自动化程度多高，实地调研、工作交流必然不可少，因此，即使办公时我们面对的是机器，但同样要注意保持热情，主动、友好的态度。 （3）职业意识和技能当面：在自动化条件下工作，要求掌握相关的加密技术，最大限度地防止办公电脑泄密事件的发生 ，随着现代商业往来的增多，市场竞争日趋激烈，商业情报产业持续升温。DOS时代，某地曾经发生经典案例：两人合伙窃取某公司的开发程序，一人引开操作者，另一人乘机从硬盘中迅速拷贝。操作者后感觉情况异常，立刻使用DOSKEY功能查处了盗窃者的操作并及时报告相关部门。为防止“力拓间谍门”事件的发生，[9]为避免企业秘密泄露带来的损失，我们文书工作者要加强必威体育官网网址，加强意识，努力掌握先进的加密技术，如物理隔离互联网、合理设置密码、建立秘密文件夹