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一种基于Excel的非手工模式会计核算系统 重庆邮电学院 刘曜 提要：本文主要介绍了在Excel上设计一种非手工模式会计核算系统的方法，其目的在于：一是为小企业提供一个简单易用的会计核算系统，二是给出一个只需要企业提供“底层”数据即可方便地进行计算机审计的模式，三是希望有助于直观地认识计算机处理数据的程序。 关键词：Excel　会计核算系统 手工账簿 问题的提出 至今，在我国会计核算软件的设计中仍存在手工账簿的“阴影”。在计算机应用的初期，会计软件模拟手工设计，人们容易接纳，这有一定的道理。但是，模拟手工账簿设计的软件存在以下问题： 1．为了模拟手工账簿，设计显得复杂； 2．在会计软件中，人们仍习惯于按手工操作的凭证、账簿和报表进行审计，忽视了利用计算机提高审计效率； 3．受手工操作的影响，不能正确认识计算机处理数据的程序。 一般来讲，会计核算需要提供以下数据： 1．所有会计业务发生的日期、摘要，涉及的会计科目，以及借（贷）方发生额； 2．任一会计科目的余额和发生额合计； 3．任一会计科目连续的数据变化情况（借、贷方发生额变化情况）； 4．会计报表数据。 在手工操作下，第1项是通过填制凭证，而第2、3项是记账，第4项是编制报表完成的。但是，既然目的是提供会计核算数据，在方式上则允许不同。下面会看到在Excel上可以容易地设计一个会计核算系统，提供这些数据。这一系统完全从计算机处理数据的特点出发，抛开了“手工账簿”。 二．Excel非手工模式会计核算系统设计 1．“会计科目表”工作表设计 将Excel的一张工作表命名为“会计科目表”，设计格式如图1。 A B 1 科目编号 科目名称 2 3 图1 “会计科目表”工作表格式 在“会计科目表”工作表输入会计科目的编号及名称，如图2。 A B 1 科目编号 科目名称 2 A1001 现金 3 A1002 银行存款 4 A1501 固定资产 5 A1502 累计折旧 6 B2101 短期借款 7 C3101 实收资本 8 C310101 实收资本－A 9 C310102 实收资本－B 10 C3131 本年利润 11 E5502 管理费用 图2 会计科目编号及名称录入示例 注意图2，在每一个会计科目编号前加有一个字母，其作用是便于分级汇总。 “会计科目表”工作表的作用是提供系统使用的会计科目编号及名称。 2．“凭证库”工作表设计 将Excel的一张工作表命名为“凭证库”，设计格式如图3。 A B C D E F G 1 借方合计 贷方合计 2 =SUM(F5:F1000) =SUM(G5:G1000) 3 4 日期 凭证号 摘要 科目编号 会计科目 借方金额 贷方金额 5 6 图3 “凭证库”工作表格式 在该工作表F2、G2单元格设计有计算借（贷）方金额合计数的公式SUM，以检验借、贷方的平衡。公式中的参数1000是随意确定的，可根据会计业务的多少更改，如设成50000。 发生会计业务记录如图4。 A B C D E F G 1 借方合计 贷方合计 2 191000 191000 3 4 日期 凭证号 摘要 科目编号 会计科目 借方金额 贷方金额 5 2004-1-1 1 借入三个月期贷款 A1002 银行存款 100000 6 2004-1-1 1 借入三个月期贷款 B2101 短期借款 100000 7 2004-1-5 2 提现 A1001 现金 5000 8 2004-1-5 2 提现 A1002 银行存款 5000 9 2004-1-10 3 追加投资 A1002 银行存款 80000 10 2004-1-10 3 追加投资 C310101 实收资本－A 35000 11 2004-1-10 3 追加投资 C310102 实收资本－B 45000 12 2004-1-31 4 管理部门固定资产折旧 E5502 管理费用 3000 13 2004-1-31 4 管理部门固定资产折旧 A1502 累计折旧 3000 14 2004-1-31 5 结转管理费用 C3131 本年利润 3000 15 2004-1-31 5 结转管理费用 E5502 管理费用 3000 16 图4 会计业务记录示例 “凭证库”工作表的作用是提供所有会计业务发生的日期，摘要，会计科目，借（贷）方金额等。 3．“检索标准”工作表设计 将Excel的一张工作表命名为“检索标准”，设计格式如图5。 A 1 科目编号 2 3 科目编号 4 5 科目编号 6 图5 “检索标准”工作表格式 按“会计科目表”工作表的科目编号顺序输入科目编号，如图6。 A 1 科目编号 2 A1001 3 科目编号 4 A1002 5 科目编号 6 A1501 7 科目编号 8 A1502 9 科目编号 10 B2101 11 科目编