公司物资采购与存货管理办法.doc

公司物资采购与存货管理办法 第一章 总则 第一条 为了规范公司采购管理，进一步降低采购成本，提高物资供应服务质量和存货管理水平，确保生产经营的正常进行，提高整体经济效益，特制定本管理办法。 第二条 本办法适用于公司机关各科室、各单位以及各法人单位、公司分支机构，以下简称各单位。 第二章 管理机构和职责 第三条 公司物资采购和存货管理业务在严格遵守国家的有关法律法规，遵循上级各主管部门有关物资采购规程的前提下，大力实施公正、公平、公开、透明的阳光采购工程，严肃采购纪律，严格执行公司有关文件，实行“计划、采购、资金”三个集中管理的原则。在物资采购与存货管理相关单位和部门分别设置计划、采购、审批、合同管理、验收、保管、稽核等岗位，建立相应的岗位责任制。不得一人承担两个及以上岗位的工作。确保办理物资采购与存货管理业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。物资采购与存货管理业务不相容岗位一般包括： （一）请购与审批； （二）采购合同的订立与审批； （三）采购与验收； （四）采购、验收与相关会计记录； （五）发出、领用、处置的审批与保管。 第四条 物资供应公司是公司物资供应管理的职能部门，负责公司物资供应管理工作，负责公司各单位所需物资的需求计划审核汇总和采购计划的编制送审；负责所采购物资入库保管以及配送发放等保障工作，提供优质服务；按公司及财务部门要求取得、填制、传递和登记有关凭证和帐簿；执行盘点制度，协助财务部门搞好材料结算与存货核算工作。 经公司批准，部经营单位在物资公司的指导下自行管理存货业务，如燃料销售公司、物流发展公司、商店超市等商贸流通单位及泥浆材料厂、空气分离厂、服装厂等加工销售单位。公司低值易耗品的管理机构为生活服务公司（相关管理规定按运塔字[2002]4号文件执行），燃料销售公司自行管理销售油品等进销存业务的同时，也是公司本部各种油品的管理机构。 第五条 物资采购办公室是公司物资采购业务的职能部门，物资采购办公室在遵照执行公司相关管理规定的前提下开展物资采购业务，主要负责采购计划的审核；根据供货能力、周期、质量、价格等诸多市场信息对供应商初步选择确定并发送物资采购信息；确定采购方式，组织进行招（议）标或比价的方式开展采购业务；与最终确定的供应商按照采购合同联系供货及退换货事宜，落实和完成物资采购计划，做好到货及退换货记录；逐笔对采购物资的品种、数量及价格等要素进行审核；向供应商索取真实、合法的增值税发票、清单等单据，及时办理传递手续；负责组织建立物资供应商评价体系；负责牵头办理采购资金支付审批手续；在坚持三个集中的同时，实行统放结合的办法，零星、急用料、专用物资或其他特殊情况需自行办理采购业务的，需经物资采购办公室审批同意后，各单位在审批范围内办理。 第六条 企管与法律部门负责和组织制订物资的储备定额和消耗定额；审核物资采购计划；按照审定的采购计划和最终确定的供应商签订采购合同；针对物资采购业务的计划准确率、到位率、库存积压、超限以及待料情况等对相关单位部门进行监督考核；审核签订各商贸流通和生产加工销售单位商品及产品的销售合同；监督检查买卖合同的执行情况；负责牵头处理物资采购、存货管理以及合同执行过程中涉及纠纷甚至法律诉讼的事务。 第七条 安全与技术部门负责组织公司生产和使用的产品质量认可、计量鉴定、质量监督检查；负责质量、计量纠纷的处理；负责各类质量事故的调查处理和统计上报；负责特殊产品（包括：锅炉、压力容器、特种设备、消防产品、防爆器材、安全检测仪器、防护器具及劳动保护用品）供应厂商安全资质审查工作；负责按公司相关规定管理公司闲置废旧物资（包括各种边角余料）。 第八条 财务部门负责物资采购计划的审核和采购资金的总额控制；参与物资采购招标和合同签订；集中统一管理货款结算，负责对请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的审核工作；集中统一负责按照公司相关管理规定进行存货的核算业务；组织对库存物资的月度收发情况进行稽核，定期盘点库存物资；参与编制消耗定额和储备定额；参与对相关部门的考核；组织制定库存物资计划价格；审定积压、废旧物资的处置价格。 第九条 纪检监察部门负责收集供应商的拟供货及报价清单，经过比价结合物资供应商评价资料确定供应商并在相关会议通过后最终确认；负责对物资采购及销售业务的招投标、合同谈判等环节进行有重点的监督、检查和抽查；组织公司物资采购效能监察。 审计部门负责对大额物资采购或销售业务（10万元及以上）的招投标及合同签订全过程的监督，对10万元以下询比价结果进行抽审；监督审核库存积压物资管理及废旧物资回收、处置；负责对《公司物资采购与存货管理办法》的执行情况进行监督检查。 第十条 各物资需求单位根据消耗定额编制物资需求计划，负责物资需求计划编制上报