档案检索工作1课件.ppt

学习要点 了解：什么是档案检索工作？。 掌握：1.著录方式 2.主要检索工具的编制方式。 专业术语：检索语言、 检索符号、检索效率、 全引目录、文号索引 补充内容：四角号码排检法 档案的检索工作 第一节：档案检索工作 第二节：档案著录与标引 第三节：常用检索工具 一、检索工作： 存贮：检索语言与符号 检索（查检）：工具 关系： 前提 存贮 检索 目的 检索工作评价： 档案检索效率 检全率=检出的有关档案/全部有关档案×100% 检准率=检出的有关档案/检出的全部档案×100% 漏检率与误检率： 漏检率=未检出的有关档案/全部有关档案×100% 误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案×100% 第二节：档案著录与标引 档案著录的含义 《档案著录规则》简介 档案的标引 一、档案著录标引的含义与作用 （一)含义： 档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 内容特征：对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词或关键词、提要等记录项。 形式特征：档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。 （二）作用： 具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用 二．档案著录规则简介 《档案著录规则》（DA/T18—1999）， 1999年重新修订为国家行业标准，作为全国档案著录的规范性依据 《档案著录规则》 著录项目 著录用标识符 著录条目格式 著录用文字、著录信息源 著录项目细则 要求：文件（或案卷）详细级次与简要级次的具体著录 著录项目： （1）题名与责任说明项：该项包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件6个单元。 （2）稿本与文种项：该项包括稿本、文种2个单元。 （3）密级与保管期限项：该项包括密级、保管期限2个单元。 （4）时间项：时间1个单元 （5）载体形态项：该项包括载体类型、数量及单位、规格3个单元。 （6）附注与提要项：该项包括附注、提要2个单元。 （7）排检与编号项：该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词6个单元。 必要项目与选择项目： 正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为必要著录项目，其余为选择著录项目 著录标识符： 标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。 为识别各著录项目、单元（小项）及其内容，应添加各规定的标识符（见教材96页） 标识符使用说明： 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“．一”。如遇回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。 “．—”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。 如某个项目缺少第一个单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“．一”。 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。 著录标准格式： 分类号 档案馆代 档 号 电子文档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编 号/责任者+附件．—稿本：文种．—密级：保管期限 ．—时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 提要 主题词或关键词 例： GE5·75 411010 2-53-107-8 46-94 转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制 度报告的通知的通知：京政发[1989]56号/北京市人民政府 +国务院通知+国家教委…报告+[市计委、市高教局、市人 事局实施意见]．—副本：通知．—内部：永久. 198907 02．—8页：260mm×184mm．—教委报告不全，市计委 市高教局、市人事局实施意见全无 国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单