物品管理作业范例(采购监办作业).PDF

（機關名稱）作業程序說明表 項目編號 ZZ03 項目名稱 物品管理作業 承辦單位 採購單位(XX 科)、會計單位(XX 科)、物品管理單位(XX科)、 物品使用單位(XX科) 作業程序 採購單位 說明 一、依機關內部分層授權範圍辦理如下： （ㄧ）按採購計畫，並配合預算，於簽准後辦理採購事宜。 （二）物品之採購，應依政府採購法及其相關規定辦理，並優 先適用集中採購之共同供應契約。 二、採購人員應憑物品管理單位或使用單位申請核准之物品請 購單或簽文辦理，不得無故稽延，並須注意應與請購所列 之種類、規格、數量等條件相符。 三、採購單位辦理驗收時，驗收人與採購承辦人不得為同一 人。驗收完畢，應檢送相關驗收證明文件（如消耗用品驗 收單等）或非消耗品增加單送物品管理單位為物品增加之 登記，並應將支出憑證、驗收證明 文件或其他足資證明之 相關文件與非消耗品增加單，送會計單位審核後據以辦理 經費報支事宜。 會計單位 審核採購計畫應與預算所定用 途相符且能容納，並經權責單位 核簽（章），以及結報所附憑證無誤後，開立付款憑單，送出 納辦理公款核付。 物品管理單位 一、採購作業 彙案辦理各單位業務所需採購之物品，應依計畫及實際需 求提出，不得有超額採購及消化預算之情形，並應填具物 品請購單，經機關首長或其授權人員核准後，送採購單位 ZZ03-1 辦理採購。 二、收發作業 （一）購進之物品於驗收完竣後，辦理收發之程序如下： 1.消耗用品：依相關驗收證明文件（如消耗用品驗收單 等）為物品增加之登記，其核發則根據領用標準辦理， 由領用人填報領物單領用，並登錄消耗用品收發分類帳 為物品減少之登記。 2.非消耗品：依非消耗品增加單及有關文件為物品增加之 登記，並由管理或使用單位於非消耗品增加單簽收後登 錄管理。異動時，則依使用人填具之非消耗品移動單， 變更列管資料。 （二）如係由其他機關撥交、接管或接受捐贈、廢品加工製成 等方式取得物品，應於取得程序完成後，依相關驗收證 明文件（如消耗用品驗收單等）或非消耗品增加單及有 關文件為物品增加之登記。 三 、保管作業 （一）保管之物品應按消耗用品與非消耗品分別分類存儲，按 其形態、體積、數量放置整齊，並設分類編號與黏貼標 籤，以及依下列方式處理： 1.消耗用品編號標籤，黏貼於分格儲藏櫃、架之橫額上， 物品本身不必加蓋編號標誌。 2.非消耗品編號標籤，黏附於物品本身。 （二）保管人對於保管之物品應妥慎管理，物品管理單位主管 應定期或不定期監督物品保管情形。 （三）對各單位所保管或使用物品，應適時檢查收發及存管情 形。非消耗品每年至少實施盤點一次，盤點完竣後，如 有盤盈或盤虧情事，應分別查明原因，並按照規定為物 ZZ03-2 品增減之登記及將盤存情形連同盤點紀錄報請機關首長 核閱。 （四）機關首長應指定政風、主（會）計、檢核或稽核單位派 員監盤。 （五）經管之物品，如有遺失、毀損、盤虧或其他意外事故而 致損失者，應依照審計法第 58 條及審計法施行細則第 41 條規定檢同有關證件，報審計機關審核後