Access应用举例课件.ppt

 Access应用举例; ;系统简介 ;系统的基本功能是由查询、宏和程序实现的。报表是供打印使用的，其格式在设计时已固定下来了，用户无法改变。整个系统的结构如图11.1所示。 系统各部分功能介绍 当打开数据库后，会出现主控菜单界面，在该界面中，有“学生查询”、“资料更新”、“报表输出”和“退出”等四项选择，单击后可进入相应的界面。在各个选项中，有的要用户输入必要的信息后才会显示出结果，此时它会给出提示，以便让用户输入，而有的则在选择该项后即可直接显示结果。 ;图11.1;下面是各个部分的简单介绍： 1. 学生查询功能 学生查询的任务是从众多的学生信息中迅速地查找到需要了解的全体、部分或某个学生的信息。这是由Access的查询功能实现的，并且以窗体的形式表现出来。 2. 资料更新功能 资料更新主要用于增加、修改或删除学生的信息。资料更新所用窗体的数据来源被设定为相应的各个表，这样，用户在窗体中更改的数据，可以直接反映到表中而不必直接在表中对记录进行修改。 ;3. 报表输出功能 报表输出功能是将资料统计的结果以报表的格式从屏幕或打印机上输出，以满足用户需求，同时也可以打印出学生的个人信息和学生名单来。 4. 退出功能 退出功能即是指退出本数据库，但并不关闭Access。 建立数据库 进入Access后要做的第一件事就是建立或打开一个数据库。当进入Access后会出现如图11.2所示的对话框，在该对话框中可以选择数据库向导来建立数据库，也可以选择一个空的数据库以便自己按照需要建立数据库。 ;图11.2;由于要建立一个有关学生学籍管理的数据库，所以在这里选择“空Access数据库”，单击“确定”按钮。然后在弹出的保存文件对话框中，将该数据库命名为“学籍管理”并按下“创建”按钮。 Access提供了7种用于构造数据库系统的对象，这7种对象高度概括了数据库应用系统开发中的实际需要，将数据存储、查询操作、用户操作界面、报表打印等设计工作规范化，使开发人员能够快速方便地制作出符合使用要求的数据库系统。 ;建立表;(2) 在数据库窗口中，选择“表”选项卡。 (3) 单击窗口上边命令按钮中的“新建”按钮，此时屏幕上出现“新建表”对话框。选择“新建表”对话框中的“设计视图”选项。 (4) 单击“确定”按钮。此时Access在窗口中显示出表的设计视图窗口（如图11.3所示）。在该窗口中输入所需要的各个字段的字段名称、数据类型、说明等信息。 (5) 在“字段名称”中输入要添加的字段名，这里是要创建“学生信息”表，所以需要输入学号、姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、系代号、入学年份、籍贯和生源地等字段。 (6) 在“数据类型”中可以选择需要的数据类型，在图11.3中有文本型、备注型、数字型等。 ;图11.3;其中，学号是数字型，出生年月是日期/时间型，其余的字段均为文本型。 (7) 如果需要添加说明文字，可以在说明栏中添加。当以后在窗体中选择该字段时说明文字会显示在状态栏中。 (8) 当在数据类型中选择一种字段类型后，设计视图下面会出现所对应的字段属性设置框，在“常规”选项卡中设定字段的属性，其中“字段大小”设定该字段所占的字节数或数字的类型，“格式”设定该字段字符串的显示格式，“输入法模式”设定当焦点移到该字段时是否打开输入法，“输入掩码”设定该字段数据输入的模式，“默认值”表示当增加新记录时该字段所使用的预设值。这些字段属性都要根据具体字段而具体设定。 ;(9) 在Access中，每个表都要有关键字，以使表中的记录惟一，在表中定义主关键字除了可以保证每条记录都被惟一识别外，更重要的作用在于多个表间的连接。当数据库中包含多个表时，需要通过主关键字的连接来建立表间的关系，使各表协同工作。如果用户没有制定一个惟一的主关键字，Access会自动建立一个。用户也可以自己制定一个主关键字，方法是：选定一个或多个字段后单击工具栏中的“主键”按钮，则相应字段左侧会出现主关键字标志。这里定义“学号”字段为主关键字。 (10) 将该表保存为“学生信息”。 通过以上步骤，就完成了表“学生信息”的建立过程。使用同样的方法，建立表“系名”，并指定“系代号”字段为主关键字。 ;建立表间关系 下面是建立表间关系的方法及步骤： (1) 在工具栏中单击“关系”按钮，出现“显示表”对话框，如图11.4所示。 (2) 双击所有的表，将表添加到“关系”窗口中，然后关闭“显示表”对话框。 (3) 选取“系名”表中的“系代号”字段，拖动到“学生信息”表的上面，放开鼠标左键，出现“编辑关系”对话框，如图11.5所示。 (4) 从“相关表/查询”栏中对应的选取字段“系代号”，然后单击“联接类型”按钮，出现“联接属性”对话框，如图11.6所示。 ;图11.4;图11.5;图11.6;(5)