浅议档案管理数字化网络化.doc

浅议档案管理数字化网络化摘要:档案信息化实质就是数字化、网络化,是利用电子计算机技术,将大量的档案信息用数字来表达、存贮,再通过网络来传输交流,实现档案资源高度共享的时代。档案信息网络化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求。 关键词:档案管理 信息 数字化 网络化 Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably. Keywords: file management ,information, digital, network 中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号： 作为档案信息化,我认为就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术,对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。据报道,保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式,通过现代网络技术进行传递与交流,以满足社会利用者的多样化需求。而在我国,利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比,差距显得尤为突出,这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此,《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略重点之一。 一、档案信息网络化的必备条件 实现档案信息网络是一项复杂的系统工程,必须具备一定的条件才能实现。其主要条件是,一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备;二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律、法规和规章;三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现在就对这三个条件分析如下: 1. 档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网,一要有输入、输出的终端设备计算机;二要有储存、管理档案信息的中央处理器;三要有编辑档案信息的管理软件;四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这是四个基本设备。这四个设备的配置,关键就是领导的认识、重视和资金的投入。实现计算机的普及,互联网的开通,从大环境上讲,这些条件容易实现。但对于档案界这个小环境而言,还摆不上席位,档案工作的资金完全来源于财政,一些党政领导对这项工作还没有足够的重视,因此,在本来财政资金就困难的情况下,投入就更少,根本就无法购置现代化设备。人为的因素和资金的短缺制约了高科技在档案管理和利用中的运用,所以许多档案管理还处于手检档案的低级阶段。 2. 制定统一的档案信息网络化管理规范。第一,档案信息是一个内容十分丰富,形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档,就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则,形式各异的检索目录,就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二,档案具有必威体育官网网址性,必须建立一个完整的管理体系,对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理,涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求,对重要的、必威体育官网网址的程序和数据要加密并备份,随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度,规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则,制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求,从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三,档案信息资源保管单位利益的保护,也应有一定的规则。因此档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触,该收取的一切费用,就只好在网上进行,这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。对每次的访问收费,都必须有一个系统而详细的规定。这样才能保