档案管理流程课件.ppt

武汉爱思开汇能赛洛燃气集团有限公司档案管理流程;公司的基本框架;武汉爱思开汇能赛洛燃气集团有限公司档案管理规则（试行）;2、档案工作人员的岗位职责 1 、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；印刷卷皮，建立必要的检索工具。 2 、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量；确定保管期限，做好档案的鉴定工作，销毁已经过保存期的档案。 3 、定期擦拭档案架，保持档案清洁，修复破损档案，按规定对档案进行组卷。 4 、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。 5、认真执行《必威体育官网网址法》，严格保守档案机密每年对档案进行一次核对工作，维护档案的完整与安全，做好必威体育官网网址工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等八防措施。 6 、每年进行一次档案清理，做好文件索引，以便查找。 7 、切实搞好对档案保护的各项措施，最大限度地延长档案寿命，认真负责档案的鉴定工作，按规定销毁已过期无保存价值的档案。 8 、热情接待档案利用者的查询、借阅工作，认真做好档案利用登记、利用效果的调查和统计，开发档案信息，为本单位各项工作服务。 9、档案工作之余可从事其他上级所交办事务。;3、档案管理工作的流程 3.1、档案接收工作流程 给各部门下发档案接收通知→移交准备→审核验收→规范整理→移交→接收→办理移交手续 1.下发接收档案通知：明确档案接收范围、标准和质量要求后下发接收档案通知。 2.移交准备：各部门和各分（子）公司对应移交档案对照标准要求进行整改移交准备 3.审核验收：总务部档案工作人员到移交部门和各分（子）公司审核验收。 4.规范整理：移交部门和各分（子）公司按档案室要求整理。 5.移交：移交部门和各分（子）公司将应移交档案及文件、案卷目录、归档文件目录 移交档案室。 6.接收：档案室工作人员按案卷目录、归档文件目录清点移交档案。 7.办理移交手续：档案室工作人员填制接收文件，双方签字盖章办理移交手续。 3.2、档案接收工作制度 凡是集团公司在工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各部门各子公司统一交到总务部档案室进行归档。 多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，若各部门和各分子公司无条件装订，可做记号统一交总务部统一装订。永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。永久性档案不允许有金属钉子。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。移交的档案可不装入档案盒，由总务部档案室提供统一的档案盒进行装盒。 给个部门和各子公司拟定永久编号，按编号期限对档案进行编号，一种保管期限排一个流水号。文件材料的排序要规范合理，便于日后查找利用。; 采用统一分类法进行分类，组卷后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、保管期限。 归档文件目录内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。 每年年初，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向总务部档案室移交。 公司各部门以及各子公司各类档案的归档范围具体如下： 一、文书档案 1、归档范围 （1）、行政管理类 a、上级机关颁发的文件材料 b、公司召开会议的文件材料 公司年度会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料。 半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料。 c、董事会、监事会、股东会、经理办公会议记录、纪要、决定等材料。 d、公司工作计划、总结、报告。 年度、年度以上的 半年的、重要专题的及部门年度总结 部门半年总结 e、公司年度（含年度以上的）发展规划 f、公司制定的规章制度;公司章程、总经理工作条例等 一般的制度、办法、规定等 g、公司制发的文件材料 方针、政策性、重要业务问题的 事务性、有参考价值的 h、公司的请示与上级的批复、