现代秘书应用现代化工具.doc

现代秘书应用现代化工具一谈到文字秘书，总容易让人想到伏案写作或者手指飞快地在电脑前码文字，亦或者手忙脚乱在层层文件中翻找资料的样子。其实随着当今科技的飞速发展，秘书不但早就从以往稿件先要手写，然后再二次录入电脑中解脱出来，很多秘书，开会的时候，不再是带着笔记本和笔，而是采用电脑无纸化记录，常常会议一结束，一篇像样的会议记录也同时完成了。 善于应用先进的软件不仅可以提升工作效率，从而达到事半功倍的效果，还能将秘书从那些较为繁杂的琐事中解脱出来，以更好地投入文字创作。如果应用得当，常规的office软件不但是秘书的基本工具，更是不可或缺的得力助手。 一、一键点击通讯录找人又快又好 上情下达决定了秘书电话多，如果都存在手机里，有的平时基本不怎么联系，同时又占用手机资源，不存的话，一时要用却又找不到。所以说，一个方便易于查找的电子通讯录实在是居家旅行的必备帮手。本人第一次用word整理公司通讯录，公司近千号人，常常找一个人，翻页翻了好几页才能找到。后来，本人就寻思着怎么利用excel改进通讯录，具体操作步骤如下： 1. 首先打开excel，根据公司实际，将通讯录分类，并修改每张工作表的名称。 2.回到“目录”这张工作表，依次输入公司领导、部门和基层单位的名称。 3. 分类将原先word中通讯录复制黏贴相应的工作表，例如，可以依次将公司领导、办公室、党委工作部的通讯录录入“机关部室”这张工作表。按专业性质，将基层单位一、二录入“送电专业”工作表，将基层单位三、四录入“变电专业”工作表。 4. 现在我们要让这些表和目录对号入座了，就是点到哪个部门，哪个部门的电话号码就会一秒钟跳出来了。首先我们要先记下，例如“公司领导”的通讯录在“机关部室”这张工作表里，具体在那个单元格要记清。 5. 接着回到“目录”这张工具表，选中“公司领导”按右键，选择“超级链接”，在跳出的对话框选择右侧“本文档中的位置”，选择左侧的“机关部室”，并在“请键入单元格引用”中输入”a3”，然后点击“确定”按钮，按照此法，分别为其他部门和基层单位添加上超级链接就可以了。这样以后要找人，点击他所在部室名称，关于此人的信息就都出来啦。 6. 还可以把通讯录做得更完美一些。在工作表中插入一些文本框，并重新命名“返回目录”，采用步骤5的超级链接方式，将文本框链接到目录那张工作表，同时，这些添加了“超级链接”的“返回目录”的文本框是可以复制黏贴的，我们可以在不同工作表中黏贴多个。这样，无论哪张工作表在活动状态，你都可以很轻松实现一键还回。这样的通讯录是不是还不赖？ 二、不用打字文字输入也能又快又好 将纸质材料录入电脑也是秘书常遇到的工作，特别是领导外出调研、工作交流带回一沓材料，厚厚的上百页，工作量可想而知。同样，我们还是可以利用先进的、科学的软件实现不打字，文字输入又好又快，这项工作完全可以交给ocr软件轻轻松松完成。ocr（Optical Character Recognition，光学字，功能简而言之就是可以将文字图片变成可以修改的文档。这项技术几经革新，已经愈趋完善了，不少扫描仪安装时都自带ocr软件，同样可以从网上下载获得。步骤同样很简单： 1.使用扫描仪或者数码相机的微距功能拍摄文字资料。如果是数码拍摄的时候，尽可能把文字材料放在光源均匀的地方拍摄，并且要禁用闪光灯或避免直射光源，这样拍出来的相片后期才易于识别。如果有扫描仪，要尽可能选择扫描仪，因为相机相较容易产生变形和失真，可谓“先天不足”，后期很难调整。 2.校正倾斜度。为了保证文稿的识别率，如果相片歪歪斜斜，属于歪瓜裂枣那类，就需要我们请出photoshop之类的软件先对文字相片进行倾斜校正。首先先右键选择工具栏中的“度量工具”，然后在文档中划出本应水平或者垂直的直线，最后依次选择“工具条”中“图像”“旋转画布”“任意角度”。电脑即可精确算出，文档调整到水平需要旋转的角度，文章瞬间被校正方方正正的。 3.调整对比度。文稿和纸张背景黑白对比度越强ocr软件识别率越高。我们同样可以用photoshop达到这个效果，当然如果文稿在扫描时已经摆放得非常周正了，就可以省去步骤2，直接可以利用美图秀秀、acdsee等一些上手容易的图像软件调整文字和纸张的对比度，效果也是非常好的。这里，我就以photoshop为例。依次选择“图像”“调整”“色阶”，在弹出的对话框中，调整白色滑块、灰色滑块、黑色滑块的位置，白色滑块可使纸张更白，黑色滑块是使字体更黑更突出，灰色就是图像的中间色带，如果对photoshop不熟悉的话，也可以不调整它。 4.最后将保存的图片导入ocr软件识别就可以了。ocr的功能比较简单，本文就不再赘述。通过上述步骤，笔者测试