供应商退货程序.doc

第八章 供应商退货作业程序 一、目的 明确规范门店退货作业流程，保证退货及时准确。 二、适用范围 本作业流程适用于超市加盟店综合超市有限公司下属各门店 三、相关文件 1．商品退货标准 2．附件二：商品退货单 3．附件三：商品退货通知统计表 四、职责 1．生鲜、食品、百货部： 1)依据供应商资料及待退商品，填写商品退货单。 2)准确清点退货商品。 3)报部门经理及地区公司财务部审批。 4)将商品送交收货部签收。 2．收货部： 1)检查每笔商品退货单审批情况。 2)检查退货商品与单据填写货号、品名、规格、数量是否一致。 3)进行录入。 4)通知供应商取回待退货商品并于退货单上签名确认。 5)供应商未将商品取回前应负保管责任。 6)供应商十曰后未领取退货，应向店长报告并协助处理。 7)负责分单／存档。 3．地区公司财务部： 审批退货单据金额，保证每笔退货商品均有帐款可扣。 4．保卫部： 监督退货现场的退货工作，确保退货商品与单据一致，稽核放行。 5．基本要求： 1)保证退货货号、商品描述、规格、数量／重量与商品退货单一致。 2)保证退货录入及时 3)保证退货单据正确归档 4)保证退货商品有帐款可扣抵 五、作业程序 1．退货申请 1)退货相关部门按待退商品及供应商资料填写商品退货单。 2)实际是退货数量应不大于电脑库存数量，否则按《负库存处理流程》更正库存。 3)退货相关部门将填妥的“商品退货单”送部门经（副）理审核。 4)部门经理审核完后依审批顺序将“商品退货单”送地区公司财务部根据供应商账款确认有足够货款可扣抵后，签名确认。 5)退货相关部门将商品退货单连同退货商品送至收货部退货区会点，收货部确认商品退货单与实际商品一致后退货人员及主管在退货单 “经办人”栏位签名确认，并于收货单上粘贴收货号码。（生鲜特殊商品待供应商领取时，通知相关部门主管提交办理）。 2．录入通知： 1)收货部录入员根据商品退货单，按退货收货号码、供应商编号进行录入。 2)确认退货完成，并填写“商品退货通知统计表”，以电话或传真通知供应商取回退货商品。 3)收货部将待领商品暂存退货区，商品退货单放于“1 0日待领来夹。” 3．待领商品的保管： 收货部退货员将退货商品存入收货部退货仓库，并负责未领取商品的保管。 4．退货商品领取及处理： 1)7.4.1供应商在十日内领取退货商品，由收货部凭商品退货单与供应商做商品校验，双方签字确认，并在退货单上加盖“货已领取”印章，供应商取走退货及确诊退货单。 2)7.4.2供应商接通知十日后未领取退货商品，收货部应及时反馈店长审批，由店长决定处理方法后将处理记录附于商品退货单收货部联上，并在退货单上确诊签名。 5．分单／存档：收货部退货员将处理完毕的退货单据进行分单相应部门留存（财务联、部门联、收货部联）。 7.6商品退货作业流程：（见下页） 序号 活动 责任部 门／人员 执行部 门／人员 依据文件 形成文件 相关 部门 说明 7.6.1 退货申请 退货申请 部门经理审批 财务部制定人员审批 审核单物 通知---录入 待领取商品保管 店长审批处理方式 办理 退货 分单/归档 否 否 否 生鲜部 食品部 百货部 生鲜部 食品部 百货部 财务部 收货部 收货部 收货部 收货部 收货部 相关主管 生鲜部 食品部 百货部 经（副） 理 财务部指 定人员 退货员 录入员 退货员 退货员 录入员 供应商 资料 商品退货单 供应商退货标准 商品退货单据 供应商应付账款 商品退货单 商品退 货单 商品退 货单 商品退 货单 商品退 货单 商品退 货单 商品退 货单 商品退 货单 电脑退 货数据 供应商签收退货单 生鲜部 食品部 百货部 供应商 收货部 保卫部 供应商 财务部 供应商 申请部门 依供应商整理退货商品。 财务确认是否有账款可扣抵 确认单、物正确一致 按退货单录入电脑 供应商未领回商品呈报店 长审批，处理方式后将处理记录付于 退货单上。分单（财务部、部门、收货部） 7.6.2 7.6.3 7.6.4 7.6.5 7.6.6 7.6.7 7.6.8 六、记录 1．《负库存处理流程》 2．《商品退货单》 3．《商品退货通知统计表》