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商务谈判的仪式
商务洽谈中的礼仪
商务洽谈也称商务谈判,是指双方促成交易,或为了解决双方的争端并
取得或维护各自经济利益进行的一种双边信息传播行为。洽谈与谈判并无根
本区别,但 “判”字有评判的意思。相对来讲来得比较严厉和生硬,而洽谈
则比较注重温和性和灵活性,因而洽谈也就更要注重礼仪。在现代商务活动
中,洽谈作为传递信息,沟通产销的桥梁和纽带,得到了广泛的运用,成为
商品交易过程的重要组成部分。洽谈既是一门科学,又是一种艺术。优秀的
洽谈者需要具备全面的良好素质,这其中,礼仪方面的知识是非常重要的。
一、洽谈准备阶段的礼仪要求
了解对手的有关情况 “知已知彼,百战不殆”,这是众所周知的古训。
在洽谈准备阶段要了解对手的情况,这当然是为了实现洽谈的目标,另一方
面也有利于对对方表示出充分的尊重,为洽谈创造有利的条件,比如:
(一)谈判对手的情况
了解对方人员的年龄、资历、地位、性格特点,对我方的态度,以及与
我方交往历史等。这样,我方可以按照礼仪交往中对等性原则,组织与对方
人员职务相近的谈判班子,并根据此安排食宿、设计日程等。
(二)对方的文化背景和礼仪习惯
“入国问禁,入乡问俗”这些似乎与谈判无直接关系,但有时却会起到
意想不到的作用。如果了解并尊重对方的礼俗,双方容易沟通感情,增加信
任,对谈判起到积极的作用。
(三)洽谈场所的准备
1.场所的选择
洽谈地点的选择应当注重礼仪。大型的洽谈,其礼仪要求相对高些。可
在双方所在地轮流进行,以示平等:也可在第三地进行,以示公正。小型的
洽谈,参加人数少,则不重视地点。一般说来,在自己熟悉的场所要比生疏
的地方得心应手,但须征得对方同意。
2.会场的布置
商务洽谈一般安排在会议室进行,有时也可以安排在会客室。大型的商
务洽谈,要选择宽敞明亮、整洁安静的场所,会场要精心布置,这也是对对
方的一种尊重。会场的桌子可以是圆型、方型,也可以是长条桌。桌上应设
有席位卡,注有入席者的名字或职务,以便导引入座。要备有一定的茶具、
茶水和饮料。还要准备好音响设备、灯光设备以及通讯、复印设备及必要的
文具。
3.座次的安排
大型的洽谈会气氛比较严肃、郑重、对等性强,座次的安排更讲究双方
或各方的平衡。最常见的是长方形桌横向摆放,宾主相对而坐。以正门为准,
主人在背门一侧,客人面向正门,即所谓 “迎门为上”。主谈人居中,译员
安排在主谈人右侧或身后,其他按礼宾顺序左右排列。 (如图3—1)
如果会谈长桌一端朝向正门,即纵向摆放,则以入门方向为准,右为客
方,左为主方。 (如图3—2)
多方参加的洽谈,座位最好围成圆型或方型 (如图3—3)
如果洽谈是在不设谈判桌的会议室进行,其座次安排的要求是:主宾坐
在右边,主人坐在左边,如需译员和记录员则安排分别坐在主宾和主人的身
后。其他客人按礼宾顺序在主宾的一侧就座,主方其他人员在主人的一侧就
坐。座位不够时可在后排加座。具体有圆型和门型两种形式。 (如图3—4
和3—5)
大型洽谈会,主、宾双方分开来坐,一能加强气势,二能协助主谈人。
小型洽谈会,双方参加人员较少,或是相互间较熟悉,则可随意落座。
二、洽谈过程中的礼仪
商务洽谈总在人与人之间进行的,洽谈过程就是一个人际交往的过程。
在洽谈过程中,人际关系往往有着十分微妙的作用,如果能够以诚相待,尊
重对方,礼仪有加,洽谈就能取得理想的结果。因此在洽谈过程的各个阶段
都要遵守一定的礼仪规范。
(一)开局阶段礼仪
开局是洽谈的起点,起着引导洽谈的作用,关系到能否取得洽谈的控制
权和主动权。开局阶段的礼仪规范一般有:
1.穿着得体
参加商务洽谈要注意装束,既要干净整齐,又要庄重大方。男士一般着
质料较好的深色西装,有时也可着中山装西装,衬衫、领带及皮链要搭配得
和谐。女士可着西服套装或西装套裙,以显得自信、干练为好,切忌打扮得
花哨艳丽。
2.相互介绍
双方见面时,如果是初次交往,应相互自我介绍。介绍的礼仪,关系着
洽谈气氛的形成。一般是主方先将自己的谈判成员介绍给客方,以示尊重。
介绍时,被介绍者应站立示意,面带微笑注视对方,介绍完毕相互握手致礼。
如果对方是外商,要尊重对方的习惯和风俗。
3.不急于切入正题
相互介绍完毕,不宜马上切入正题。需选择一些不涉及各方利益的中性
话题开头,这时的话题应具有积极向上,令人愉快的特点,容易引起双方兴
趣,有利于消除双方的陌生感和压抑、防范的心理,创造出轻松、愉快、诚
挚、友好的
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