公文处理(收发文处理).ppt

公文处理的定义及重要性 1.公文处理：公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 2.公文处理的重要性 公文处理的基本内容 签收与拆封 拟办的程序 阅文送呈的方法 请办 传阅 催办 承办 办复 发文处理办法 签发 公文制发程序中存在的问题 公文的日常管理及存档 一、公文的签收与拆封 1.签收：主要是保证公文在处理过程中的明确双方责任，保证文件的安全可靠。一种为“外收发”，另一种为“内收发”。主要有三种方式：签字、盖章、收条 2.拆封：注意私人信件及绝密件的拆封。  二、拟办程序 1 . 概述：对来文提出初步处理意见。办公室领导对应由哪位领导审批，哪个部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导批办时参考。 2 . 拟办意见 ：拟办的结果是形成拟办意见，拟办意见是否准确恰当，对领导批办、文件执行和工作效率有直接影响。 三、阅文送呈的方法 注传法：注发和传阅有机结合的办文方法。注发意见写给需要承办和了解文件精神的有关部门（个人）。 存注法：存档和注发有机结合的方法。适合处理下级来文，一般不传阅，只分发有关领导和部门，办完注发存档。 阅注法：处理下级请示、报告的办法。需要有关领导批示处理。 拟办批示：报领导批示前，对报告、请示中提出的问题提出初步意见，形成拟办意见。 摘要注办：收发员把收文处理的主要经过、处理结果及复文文号或交代人员、地点、时间、精神简短注明。 四、请办 批抄法：包括“请批”和“抄发”两层意思，主要是请谁批、送谁阅的问题。请主管领导批示，同时请对应职能部门办理。 加抄法：对批抄分发之后，又要增发的单位（部门）和个人。主要原因是：①批抄时考虑不周；②情况发生变化；③领导阅后批示。 请（批）办法：公文内容需要办理的事项明确，直接送主管业务部门办理。 请批法：送请领导批办。 ①提出具体倾向性方案； ②提不出具体方案； ③对重大问题不便发表意见或不能确定的。 拟办意见处理中应注意的问题 对于必须办理的，拟办意见比肯定。如：“请× ×阅办”、“请× ×办理”、“请× ×批示”、“请× ×审示”等。 对于非必须办理的，属阅知性的，语气不必肯定。如：“请× ×审阅”、“请× ×阅”、“请× ×阅酌”、“请× ×研究”、“请×× 阅处”等。 五、传 阅 分送传阅 集中传阅 设立阅文室 横传法 回传法 专传法 传阅-分送传阅 由专人负责传阅，其流程为：先送第一人应阅人，第一应阅人退回，再送第二人，依次传阅。主要适用于涉密文件及控制阅文范围的文件。 传阅-集中传阅 利用领导集中学习或开会及其他集中时间，会前或会后传阅。适用于急而比较简短的文件。 传阅-横传法 又叫“接力式传阅”，传阅流程为：第一人阅完后直接传递给第二人，依次类推，直到传递到最后一个应阅人为止。适用于比文件信息不涉密，应阅人群集中的情况。缺点：容易失控。解决办法：挂号、销号，掌握去向。 传阅-回传法 后阅人批示意见需要向前边已作过批示的领导通报的情况，是倒流传阅的过程。这是传阅过程中不可缺少的传阅形式。 传阅-专传法 由专人将传阅文件送给领导审批。主要在特殊情况下采用：一是特急件；二是绝密件。一般领导及时批示后送第二个领导批示，时间短，安全。 六、催 办 1 . 催办方法： ①电话催办；②书面催办；③登门催办； ④承办部门来汇报。 2 . 催办要求：①重视催办工作；②制度化；③催办登记；④催办检查。 七、承办 承办部门（个人）根据轻重缓急程度安排处理。 根据批示意见或贯例，属牵头办理的，提出意见后与协办部门会商会签，再由牵头部门归纳意见，填写承办单，然后报领导审批。 承办人员对已办结的文件要“注办”，如果是行文答复的，要注明行文文号。 八、办 复 函复 口头答复 复印领导批示 就地处理 统筹安排 九、发文处理办法 发文内容：请示、批复、指导性文件、报告、函、复函、转发文件、简报、刊物等。 行文及其要求：注意上行文、平行文、下行文。 发文处理：拟稿、核稿、会签、签发、①/②登记、编号、印制、分装、搞送等。 核稿要领：公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，复核的重点：一是审批、签发手续是否完备；二是附件材料是否齐全；三是公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范。 拟稿过程中应该注意的事项 文稿前要使用稿头纸。认真填写。 文件发范围要明确、具体。分两种：单称、全称，注意简称。 拟稿人要把形成文稿有关的文字资料的依据附在文稿后面。 主管部门拟以领导机关名义发文，要经部门领导审核签字，涉及其他部门的，要送其他部门会签。 十、签 发 签发