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记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。 通常记录不需要控制版本。 办公室6S活动 文件6S 文件分类 重要度 保存期限 来源 版本 缓急 办公室6S活动 文件6S 管理技巧 分门别类 程序化 规范 专业化 专人负责 索引 专门化 办公室6S活动 文件6S 签字 以旧换新 文件收发 可追溯性 认可 盖章生效 连贯性 有效性 授权 办公室6S活动 文件6S 文件6S 整理 把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁 整顿 清扫 清洁 素养 将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明 文件管理制度、程序 按规定要求制定发行文件资料 养成良好的职业习惯 节约 使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 办公室6S活动 提问 办公室6S活动 进行标识 办公室6S活动 文件夹6S 定 位、标 识 *连接线标识 影绘标识（形迹管理） 办公室6S活动 文件夹6S 提问 办公室6S活动 文件柜6S [管理责任者] 管理此架责任者姓名 [架子表示标签] 表示架子种类的标签 [柜子内表示标签] 用此标签表示下段 的内容 办公室6S活动 提问 办公室6S活动 照明节电 办公室6S活动 以电子镇流器代替电感式镇流器 以节能灯代替白炽灯 办公室6S活动 选用新型空调设备 安装自控装置 优化用能设备的运行时间和参数 利用夜间自然冷风预冷房间 过渡季节靠新风制冷 空调节电 办公室6S活动 电脑节电 电脑配置要合适 电脑设置合适亮度，节电又护眼 办公电脑禁用闲置接口和设备 电脑屏保画面要简单 关闭显示器 办公电脑尽量选用硬盘 电脑关机拔插头 办公电脑需经常保养 办公室6S活动 打印机节能 打印机共享，节能效更高 复印打印用双面，边角余料巧利用 运用草稿模式，打印机省墨又节电 打印尽量使用小号字 断电拔插头 办公室6S活动 节约 设立纸张回收箱 尽量使用再生纸 减少使用纸杯 减少使用一次性用品 减少使用木杆铅笔 减少使用含苯溶剂产品 推行电子政务 重复利用公文袋 要主动整理、整顿传真？ 传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。 不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。 主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。 办公室6S活动 其他6S 打印前，我们应该做什么？ 确认打印机是否正常工作。 ①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与管理员联系。 确认打印纸。 ①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 ③发现纸张快用完时，请及时领取。 办公室6S活动 其他6S 要点： 1. 2. 3. 4. 离位时如何做 办公室6S活动 整理 整顿 清扫 清洁 素养 节约 可节省高达70%至80%的电力。一只11瓦节能灯的照明效果，顶得上60瓦普通灯泡，每分钟都比普通灯泡节能80%。如全国使用12亿支节能灯，节约的电量相当于三峡水电站的年发电量。 * 在办公楼改造过程中，以全新的节能型号，代替陈旧的及空调设备，如考虑使用热回收型冷水机或热泵机组，在提供冷气的同时，可利用回收的废热将热水加热。可大幅提高能源利用效率。 在使用率低的区域（例如会议室），安装在场传感器，自动控制空调的开关。 其实并不是每个用能设备都是上班就开，下班才关的，有的设备每天只使用几个小时却保持8小时甚至24小时连续运行。仔细研究各用能设备（不要放过哪怕一只小小照明灯）何时必须使用，何时可以降低负荷使用或者关掉。 在夜间最低温度较低的情况下，预先进行通风换气，利用建筑物自身的结构蓄冷。此方法除了减少能耗外，还可以保持室内良好的空气质量。 大多数商务写字楼由于内部的热源（如：人、计算机、照明等）在过渡季节亦需要进行冷却，可利用较冷的室外空气来满足全部或部分制冷需要，从而减少系统制冷所需的能源。这种冷却方法亦称作“免费空调”。 * 选择合适的电脑配置。例如，显示器的选择要适当，因为显示器越大，消耗的能源越多。一台17英寸的显示器比14英寸显示器耗能多35%。 * 将打印机联网，办公室内共用一部打印机，可以减少设备闲置，提高效率，节约能源。 * 设纸张回收箱，把可以再利用的纸纸张按大小不同分类放置，能用的一面朝同一方向，方便别人取用。注意复写纸、蜡纸、塑料等不要混入，还要注意不要混入订书钉等金属。 多使用再生纸。公文用纸、名片、印刷物，尽可能使用再生纸，以减少环境污染。 员工尽量使用自己的水杯，纸杯是给来客准备的。开会时，请与本单位的与会人员自带水杯。 多用手帕擦汗、擦手，可减少卫生纸、面纸的浪费。尽量使用抹布。使用可更换笔芯的原子笔、