商业写作 7章--文书处理.ppt

文书处理;本章学习内容;1.文书处理的概念;2.文书处理的基本原则;3.文书行文制度;行文方式;按照发文机关的数量划分;行文规则;4.文书处理程序;收文处理工作流程;二、拆封及登记;发文回执样本;二、拆封及登记;联单式收文登记簿 收文日期： 年 月 日 ;三. 审核;四. 分办和传阅;文件传阅单样本;; 批办：则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。 （讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？拟办对批办起什么作用？） ;拟办件的种类;拟办意见签署形式 ;拟办意见范例： 例1：;批办意见的内容： 该文由何单位（部门）、何人负责办理； 如何办理、办到何程度； 对下级请示予以答复的原则性意见； 重要文件和急件的办理时限； 需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。;承办 承办——根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。 这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。 秘书承办公文的范围主要有5类： 1.对上级机关来文的承办。3种方法： ——传达； ——转发； ——翻印。; 2.对上级领导人批件的承办 ——收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。 3.对本级领导人批件的承办 ——秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。; 4.对下级机关请示件的承办——根据领导的批示： 或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序） 或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录） 或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签???将口头答复情况详加注明） 对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！; 5.对其他需要回复的来文的承办。包括： ——上级机关布置、询问和要求办理的事项 ——平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等 秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。 承办单位应抓紧办理，不得延误。 若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。;文件处理单样式(外来文）;文件呈批单样式（本单位来文）;四、催办和注办 催办——秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促，使公文及时得到办理的活动。催办是避免办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、提高办文效率的重要措施和有力保障。; 对内催办与对外催办 秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负责。 有3类文件需要进行催办 机关领导人指定必须催办的文件； 有明确的时限要求、需按期办复的文件； 长时间无意见反馈或处理结果回报的文件 催办四法 电话催办；发函催办；登门催办；会议催办 ;催办工作注意事项： ——机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、规范化。 ——秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌“居高临下”、话大气粗、态度生硬。 ——加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。 ——及时向主管领导汇报催办情况。;催办文件通知单样式;注办：即办结，是指对文件审办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标志。 ;立卷、归档 立卷——是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。;基本要求 ——立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系； ——立卷要以本机关工作中形成的文件为主； ——立卷的文书要齐全、完整，能够真实地反映机关活动的历史面貌； ——立卷要便于保管、查找和利用。;公文