公文系统进阶训练简报.ppt

台北海洋技術學院QA研討會 漢龍資訊科技股份有限公司 報告人：毛隆慶 陳君佩 課程大綱 公文製作及各欄位定義 結案作業程序 發文作業程序 串、並簽說明與應用 公文內文修改 公文會簽原則 登記桌權責與操作 創稿文號取代收發文號問題之解決方案 QA問題說明與討論 公文製作及各欄位定義 電子簽核 文稿類別 正本及副本 敬會 公文分項項目 一、 (一) 1、 (1) 附件檔名不要超過10個中文字 附件上傳檔案大小無限制，但請使用者儘量節制使用 日期：民國94年1月25日(不要是國字) 發文號：0940004343(不要是○九四○ ○ ○四三四三) 結案作業程序 收文及簽呈由承辦人結案 發文由文書組結案 簽呈不輸入分類號仍可結案，表示自行存查 發文作業程序 發文字號已給，表示已發文 可藉由『資料查詢』、『承辦公文』搜尋 主管決行擲回使用者時，需要對外發文之類型公文，系統自動加入文書組收發此關卡於流程中 串、並簽說明與應用 公文內文修改 公文會簽原則 登記桌權責與操作 外來公文分派：(由文書組登錄=分文至一級單位登記桌 =分文至承辦人；請參考操作手冊 P.36(公文系統=收發作業=登記桌) 公文會簽：在會辦單位收到公文時，登記桌需將單位內需會辦的同 仁、主管加簽上來。(公文系統=公文簽核=收件匣，請 參考操作手冊P.35)。 秘書室登記桌：由秘書室登記桌判別加簽至副校長或校長。  ???? 　　以上作業詳細操作內容請參考操作手冊P.35~37。 創稿文號取代收發文號問題之解決方案 QA問題說明與討論 * 第一關 第三關 第四關 第二關 第五關 第六關 串簽： 把流程串起來，如傳統紙本公文一關一關跑 優點：一關一關執行 不易發生問題 流程設定重點： 務必要設定完整 流程最後幾關“一定” 要設定到有決行的長官 第一關 第三關 第四關A 第二關 第四關B 第五關 並簽： 流程一分為多，需將分出去的路線收回單一條路線 優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束 再一次傳給下一關卡 務必要設定完整 流程最後幾關“一定” 要設定到有決行的長官 第四關C 第六關 第一關 第三關A 第二關 流程關卡中，並中有串，串中有併的話 流程架構即失敗 1.流程並簽就是並簽 2.並簽再加簽還是並簽 也還是同一個關卡 3.並簽關卡不可退文 第三關B 第五關 第三關A加簽 也叫第三關 稱為C 第三關A加簽 也叫第三關 稱為D 第三關A加簽 也叫第三關 稱為E 第四關 兩關以上才能用並簽，並簽設定完成後務必加入一個串簽關卡 流程中並簽的關卡只能加入並簽關卡名單 承辦人員收文 單位主管簽核 一級主管 校長 副校長 會簽單位 (會辦登記桌、登記桌加簽) 1.操作步驟：進入收件匣，先行排序簽核狀態， 將電子含紙本排列集中。 中州技術學院 吳瑞泉主秘 2.操作步驟：依主旨目視、寄件者搜尋，較為快速。 中州技術學院 吳瑞泉主秘 *