会议与商务活动 教学课件 胡伟 王凌 成海涛 第8章 新闻发布与庆典活动.ppt

（四）邀请记者 除了邀请相关领导、同行人士、客户代表等对象外，新闻记 者也是新闻发表会邀请的重点对象，可以说是新闻发布会的主 宾。 1.邀请范围（who、how many） 2.邀请程序 （1）制作请柬或邀请函 （2）发出请柬或邀请函 请柬或邀请函一般在新闻发布会前的7～10天送达邀请对象手中。 发放太早，可能会被对方遗忘；发放太迟，不利于对方作相应的准 备。 请柬或邀请函可以根据需要和距离远近通过邮寄或派人送达的、 方式发送。 (七)编制预算 根据新闻发布会的规格和规模作出可行的经费预算，一般包括场租费、会场布置费、印刷费、邮费、话费、音响器材费、礼品费、交通住宿费、餐费等。 (八)其他工作 如布置新闻发布会的会场，要与发布主题紧密联系，综合考虑会场大小、档次、色彩、噪音、灯光等因素。再如调试音响设备、准备礼品、制作名签和胸卡等。 （二）做好舆论宣传 （1）企业可以利用报纸、杂志等视觉媒介物传播。这些媒介物具有信息发布迅速、接受面广、持续阅读时间长的特点。 （2）自制广告散页传播，向公众介绍商品，报道服务内容或宣传本企业本单位的服务宗旨等，所需费用较低。 （3）企业可以运用电台、电视台等大众媒体， 这种传播方式效率最高，成本也最高，要慎重考虑投入与产出。 （4）在企业建筑物周围设置醒目的条幅、广告、宣传画等。 （三）做好来宾邀请 1.拟定邀请名单 （1）上级领导（2）社会名流（3）新闻记者（4）同行人士 （5）社区代表（6）员工代表 2.及时发出邀请 （四）确定主持人和致辞人 （五）拟定庆典程序 每次商务庆典活动的内容和程序视具体情况而定，一般包括如下内容 （1）主持人宣布庆典活动开始。 （2）升国旗、奏国歌或升公司旗、奏公司歌。 （3）介绍领导、嘉宾。 （4）举办方负责人和来宾代表致辞。 （5）剪彩、授奖、参观等。 （6）酌情安排宴请或文艺演出。 （7）留影、题字等。 （六）安排剪彩事宜 1.剪彩者的确定 2.助剪者的挑选 3.剪彩用品的准备 （1）红色缎带 （2）新剪刀 （3）白色薄纱手套 （4）托盘（5）红地毯 （二）闭幕式（点击视频） 精心策划的闭幕式能使人留下难忘的印象。闭幕式中的签到、介绍 领导人和来宾、宣布仪式开始等程序与开幕式基本相同。不同的程序 主要是： （1）举行一般的会议，由主办单位的领导人致闭幕词，闭幕词一般 要对会议或者活动进行总结，对会议精神的贯彻落实提出要求和希 望，最后宣布会议或者活动圆满结束。 （2）党的代表大会闭幕时应齐唱国际歌。 （3）系列性活动或系列性会议的闭幕式，常常举行交接仪式，由主 办单位向下次会议或者活动的主办单位移交主办权。举行交接仪式事 先要设计好象征交接的物品或造型，如火炬、旗帜、钥匙等。 （4）节、展、月等大型活动，闭幕式后还可举行文艺和体育表演， 以示庆祝。 （一）开幕式程序（点击视频） 1）开幕式程序 开幕式可以按照以下的步骤进行： （1）大型活动的开幕式前可安排乐队奏乐、表演歌舞等，以增加欢快的气氛。 （2）来宾签到留念，并由礼仪人员为来宾佩带胸花和来宾证，然后引入主席台贵宾区。陌生的来宾应由工作人员向主办单位领导介绍。 （3）司仪介绍出席开幕式的领导人和主要来宾，并宣布仪式主持人。 （4）主持人宣布仪式开始。重要的开幕式应奏国歌，涉外活动奏各国的国歌。 （5）致辞。一般由大会主持人致开幕词，或先由主办单位领导人发表主旨讲话，然后由来宾代表致贺词，最后由主办方身份最高的出席者致开幕词。 （6）剪彩。国内的剪彩仪式，剪彩时身份最高的人员居中，其他剪彩人员， 按身份高低先左后右顺序排列；双方联合主办的剪彩仪式，则按主左客右的惯例排列。剪彩时播放音乐，参加人员鼓掌祝贺。 （7）举行参观、植树、文艺体育表演等活动。 （8）请领导来宾留言或题词。 （五）安排人员 1.选定主持人 新闻发布会的主持人一般由主办方的宣传、公关、秘书等部门的负责人担任，如宣传部长、公关部长、办公室主任等。 2.选择发言人 新闻发布会的发言人一般由主办方的主要负责人担任，如总经理、厂长、主要部门负责人等，因为只有他们才能够准确地回答有关的方针、计划、生产、经营等重大问题，由他们回答记者提问更具权威性。 3.安排其他工作人员 （六）准备材料 1.发言提纲 即发言人在发布会上正式发言时的内容提要，应该全面、准确、生动、真实、扣题。 2.报道提纲 即主办方事先精心准备一份有关数据、图片等资料为主的报道提纲，认真打印好后在会上提供给新闻记者，使其报道时能够抓住重点，必要时甚至完全可以事先拟制好新闻通稿。 3.背景材料 一般应当包括新闻发布会涉及的新闻时间要点、组织发展简史、技术手册、发言人介绍、通讯录、名片等，方便记者挖掘新闻事件和日后联系之用