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秘书办文工作 第四章 文书工作 一、 文书工作概述 秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 （“文来文去”） （一） 文书与文书工作 “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条 公文处理程序示意图 （二）文书工作的任务 1、基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手。 2、具体任务： （1）发文处理； （ 2 ）收文处理； （ 3 ）文件管理； （ 4 ）文件必威体育官网网址； （ 5 ）文件贯彻落实情况的督促检查工作； （ 6 ）领导人交办的有关文件处理的其他工作。 （三） 文书工作的作用 文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。 1、可以提高文书的质量； 2、可以控制文书的总量； 3、可以加快文书的运转； 4、可以确保文书的安全； 5、可以促进档案的管理和利用。 （四） 文书工作六项原则 1、准确无误； 2、及时迅速； 3、安全必威体育官网网址； 4、力求精简； 5、集中统一； 6、党政分开。 （五） 行文关系 行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系： （1）有隶属关系的上下级机关之间的行文。 （2）无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）： 1）平行机关之间的行文； 2）不相隶属的机关之间的行文。 案 例 二 则 1，某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？ 2，五一前夕，乌鲁木齐市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？ 二、 发文处理 “写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。因此文书的收发传递处理工作必须规范化。 二、 发文处理 （一）发文处理五环节： （二）各环节主要注意事项 1、 交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时，注意讲究语法、字斟句酌；讲究逻辑、表达准确；讲究格式、遵规循俗。 2、审核、签发： 审核主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 从秘书的角度看，签发人要对秘书的文书送审稿 审核什么呢？主要内容有以下三点。 对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。 经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。 对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就 可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一 个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的 同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。 签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重 要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘书 来说应做好一下三点（见图4-7）。 3、印制、校对 对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 4、用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。