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南方医科大学 财会类档案管理实施细则（试行） 校财字[2007]179号 学校机关各部(处、室)，各学院、附属医院，就业指导中心，南校区管委会，基因工程研究所： 为了加强学校财会类档案工作的业务建设，提高会计档案的质量和科学管理水平，更好地为学校和社会主义经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《会计档案管理办法》，结合我校实际，特制定本细则。 1. 财会档案工作的基本原则 1.1 我校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表、工资册等材料，均属财会档案。 1.2 我校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是我校全部档案的重要组成部分。 1.3 财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整齐全、准确、系统和安全，便于开发利用。学校财务处设立财会档案分室，定期向学校档案部门移交档案。 1.4 财会档案工作应纳入财会档案室管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。 1.5档案部门应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息资料，为我校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。 1.6 要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、设备和人员分配等工作条件上给予保证。 2. 财会档案归档范围的确定 2.1 确定的原则 2.1.1财务工作管理和会计活动中形成的归档的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2 归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整齐全、准确、系统。 2.1.3 归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须充分考虑财会档案的类型特点。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等方面，具体范围见附表一。 2.2.2 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。 2.3 不归档的文件材料 2.3.1 上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件； 2.3.2 未定稿的文件； 2.3.3 重份文件及校内其他单位发来的文件； 2.3.4 未生效的合同、协议、单据； 2.3.5 无查考利用价值的一般性、临时性文件； 2.3.6 与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。 3. 财会文件材料的部门立卷及归档流程 3.1 形成积累 3.1.1 学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的专（兼）职档案员。 3.1.2 财会部门的专（兼）职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整齐全、系统和准确。 3.1.3 学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。 3.2 整理组卷 3.2.1 学校财会部门及校内在专业银行开户的以及有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。 3.2.2 坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各立卷部门专（兼）职档案员负责将积累的文件组卷成册，由学校财会部门汇总。 3.2.3 遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。 3.2.4 按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。若几个年度共用一本账的，按此账终了年度立卷，在备考表内加以说明。 3.2.5 财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2CM为宜。 3.2.6编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。 3.2.7拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗列。标题控制在50个字符之内为宜。案卷封面应按规定逐项填写清楚，手工填写内容字迹工整、清晰，用黑色水笔或钢笔填写。 3.2.8借助档案管理软件著录并打印卷内文件目录。 实体分类号：与其所在案卷的实体分类号一致； 件号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号； 文号：文件制发机关的发文字号； 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者； 题名：即文件标题，应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号，同时将本单位形成的电子文件的全文一同上传到档案管理系统中； 日期：文件的形成时间。填