通知写法与格式.doc

通 知 一、综论 （一）定义及特点 通知是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公 文。它具有下列三个特点: 一是适用范围的广泛性。在所有的公文中, 通知的适用范围最为广泛, 上至高层机关, 下至基层单位; 大到全国范围内的重大安排, 小到一个单位内部告知一般事项, 都可以用通知行文。二是文体功用的晓谕性。通知总是有所告晓, 有所要求, 即包括“晓”和“谕”两重功用, 或告诉人们有关事项, 或要求办理, 遵守执行。三是知照事项的时间性。在所有的公文中, 通知的时间性最强, 告知事项或要求办理的事情, 往往都有很强的时间要求, 即使是规定性通知, 也不像其他规范性文件具有较长期的时效。 通知是一种使用范围较广的公文。 从内容性质上看, 可分为 批示性通知、指示性通知、一般事务性通知和会议通知四种。 1.批示性通知: （1）用于发布行政法规和规章, 即领导机关将业经批准或通过的行政法规和规章如条例、规定、办法等, 用“发布”、“颁发 ”或“印发”通知的形式发给有关单位; （2）转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文, 即将上级机关、同级机关和不相隶属机关发来的公文, 而又对本地区、 本系统的工作有关联, 或有重要指导意义的, 用“转发”通知的形式, 转发给所属下级机关; （3）批转下级机关的公文, 即将下级机关报送来的文件, 如“报告”、“请示”、“会议纪要”等, 加上本机关的批示用“批转”通知的形式, 转发给所属单位。 无论是“颁发”还是“转发”、“批转”都应把法规文件或上 级、同级、不相隶属机关的来文连同通知一起发出去。这类通知的正文内容都具有批语的性质, 故通称批示性通知。“发布”( 包括 “颁发”、“印发”) 、“转发”、“批转”三种形式, 它们的职能、作用不同, 行文关系不同, 运用时要严加区别, 不得相混。 2.指示性通知: 用于上级机关对下级机关某一项工作有所指示和安排, 而其内容不适宜用“命令”、“指令”发布时, 用指示性通知。 3.一般事务性通知: 用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性事宜, 如庆祝节日活动, 机构变动, 启用印章, 催报材料, 任免调动等。 4.会议通知: 用于准备召开会议时, 告诉收文机关会议的时间、地点、内容、参加人员、会议材料、注意事项等。 （二）写法及要求 通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。 1.标题 通知标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、 “补充通知”等。非正式文件处理的一般性通知, 标题可直接标 出文种。 2.主送机关 在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。 3.正文 通知正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求三部分。不同种类的通知其正文的写法有所不同, 下面分别说明。 （1）发布性通知的正文一般很简短, 写明发布的意义和目的, 提出执行的要求。如果在题目和正文中已指明所发布的文件名称, 也可在正文后不再注“附件”的字样, 直接将所发布的文件附在通知后即可。 （2）指示性通知的正文包括两个部分。开头部分写明通知的缘由, 可以写当前存在的问题, 发本通知的意义, 也可以写发本通 知的依据和任务。这一部分文字简短概括。然后由“特作如下通知 ”或“特通知如下”转入通知的内容。通知的内容大多采用分条列项法, 具体地提出要求和措施、办法。指示性通知一般不单独结尾, 以正文的完结而收束。 （3）批示性通知的正文一般包括发文的缘由, 对批转、转发文件的评价, 执行要求等部分。有的批转、转发文件的通知, 不仅要表明本机关的态度, 还要结合本地区、本单位、本部门的实际情 况作出具体的指示性意见。对下级机关要求的通常用语, 有“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等等不同提法。要根据所批转、转发文件的情况, 仔细推敲, 明确措词, 提出恰当的要求。 （4）会议通知的正文要具体全面。一般包括, 召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带 的文件材料、其它要求事项 ( 如提前上报会议人员名单, 要求预 先告知乘坐的交通工具及车次、航班等 ) 等内容。 会议通知要适当地提前发文, 以便出席人员作好准备。如果 事情重大, 时间紧迫, 可发“紧急通知”, 并在封套上注明, 引起受文机关注意。 （5）任免通知的正文比较简单, 只要写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件, 以及任免人员的具体职务就可以了。 （6）一般性通知所涉及的事项比较具体,正文主要交代要办什么事, 什么时间完成和要求等, 有的告诉受文单位一些事项, 以便工作联系, 不需办理。 4.落款和日期 在正文右下方写上发文机关名称和发文日