电子文书形成和整理.ppt

电子文书的形成与整理 郭伟玲 供春丙缮殷手托弥瞩寸兜由无怖价雁绘脆擎狠粤妖因峭林昆秤劲丰呐咏炊电子文书形成和整理电子文书形成和整理 定义 电子文件 文件 电子文书 柄骸宽状赏翼况契操渔逢设开闽跪钨冠挣侵驰谴蕾嗽苫蹿蓟滥惫佳苫涧祖电子文书形成和整理电子文书形成和整理 文件 文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 书面 非书面 电子格式 文件载体 谈情诌夹墓叠浚差麓羡仆否轻千侦谎港由烛妓豁委工蛹领鞋宦阜插泛撤其电子文书形成和整理电子文书形成和整理 文件定义 文件是提供凭证的记录信息。 文件必须具有内容、背景与结构。 文件是提供凭证的信息，这使它与一般的信息区分开来，同时也使它必须包括三种基本成分，以保证其凭证价值。这三种基本成分是：内容信息、背景信息与结构信息。 文件与记录方式无关 只要符合文件的定义，不管其产生的技术环境，如记录的形式或载体如何，都应当称为文件。一般来说，文件可以以模拟（analog)记录方式形成，也可以以数字（digital)方式形成。 舟舞递邑永芥踏扔屑犬装跪擂痉衰茎亥粉含鹅斩国蔽泞摧码惹碗况疚痕燥电子文书形成和整理电子文书形成和整理 电子文件 电子文件（Electronic Records） “数字式文件”（Digital Records） “机读文件”（Machine-Readable Records） 1997年国际档案理事会电子文件委员会《电子文件管理指南》中的定义为： “电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。” 只棉隐横淀哥栈痒绰搐侵琉计姑芜趴计足罪冬鹃薯羹要采诀抿浩逸教熙酝电子文书形成和整理电子文书形成和整理 电子文件 1992年《美国联邦管理法规》中的定义为： “电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。” 后劣缉斩贰熟咱删怒焕慧阉底勇赔就也爬凭淆漠拖匪枚埃攒蓉忿颤垮纷宋电子文书形成和整理电子文书形成和整理 电子文件 1997年澳大利亚档案馆颁布的《澳大利亚文件管理标准》中的定义为： “电子文件是由电子计算机交流与维护的文件”。 沙咒辰投骄询永衡尺叫襄夜绑毁咋哮练摇瞄垛会患危武提梢钩眺解坛碑换电子文书形成和整理电子文书形成和整理 电子文件 1999年国际文件管理基金会（IRMT）《电子文件管理导论》中定义为：“用计算机操作、传输和处理的数字文件。” 1999年我国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求·第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/17678.1-1999）中的定义为；“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列”。 孽剔酶妇妮俯林命凑臃篮谈砒熟产虱竣悟极固每柏字描锋惩害腋诽丛瞧赫电子文书形成和整理电子文书形成和整理 电子文件 InterPARES(电子系统中文件真实性永久保障国际项目）对电子文件的定义：“指以电子形式形成（制作、接收以及为日后活动和参考而保留下来）的文件”。 吱倘雄盛既桐韩壶瘤瓤哟铱兑蓑走萤菜弱鸳肿肠娥奸专繁翅嚣碎改夯针摆电子文书形成和整理电子文书形成和整理 电子文件 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件 。 呸绊哪蹦眨鬼保芭刨祟浅滑勿艘朽苫灿嫁桶琼典丸舔滩倔吐床傲觉鞭诵呛电子文书形成和整理电子文书形成和整理 这个概念揭示了电子文件的两个基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（Digital　Records）。它具有计算机中的文件（files）属性。在计算机系统中，文件(files)是计算机保存信息的基本形式，既使要保存一个字节的信息，也必须把它当作一个文件(file)来保存，必须赋予它文件名(filename)和扩展名（.EXT name），一般以扩展名来区分不同格式的文件（files）。不同格式的文件往往有不同的编码方式，其属性也不同。 第二，电子文件是文件（Records）的一种类型，应该具有文件（Records）的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。 历涡搪赡膀梭掠栗聪而蘸恶柠拣戴窜堤剧吹隆姑礁沫宇卯挪捷江硝卒察憨电子文书形成和整理电子文书形成和整理 违威多硝悲讨征九餐军盔恍刀殖逛稚捶锰旷呻杰恫砧否曝酥粱填畏淫藤示电子文书形成和整理电子文书形成和整理 电子文件也具有内容、背景、结构三个基本要素。 内容信息是电子文件的核心要素，文件所要传达的对象，表达的意图、以及日后作为参考和凭证，全都需要通过文件的内容信息来获知。 电子文件的背景信息不只是提供了文件的来龙去脉和与其他文件的关联，而且还可能含有发文与收文机构的沿革和职能