Excel在财务报表中的应用ppt.pptVIP

第三章 工资管理 　　随着社会的不断发展，李芳经常遇见员工的工资变动和人员变更的问题。利用Excel创建员工工资核算系统，将会极大的减少财务工作的工作量。 任务一 创建工资核算系统 【工作情境】 　　由于ABC公司员工众多，因此工资的管理就变得非常重要，以前的工资核算及管理方法多为手工计算，虽然部分数据也用Excel来进行计算，但都较为凌乱，不成体系，因此给李芳的工作带来了巨大压力。为了更加方便工资的管理，避免失误，小李决定使用Excel建立一个完整的工资核算系统，从而减轻财务部门的工作量，提高工作效率。 一、学习目标 　　1.了解工资核算的基本流程。 　　2.理解工资管理中的常用函数。 　　3.掌握工资核算系统的创建。 二、工作流程 　　基本思路：人事变动、工资调整，以及全勤、缺勤、加班、迟到等信息是工资结算的基础，有了这些原始数据，就可以根据一定的公式，进行工资结算和费用分配了。 三、实践操作 　　任何企事业单位都离不开工资管理，它不仅是一个单位管理薪资的重要手段，也是财务人员的一项重要工作内容。旧的工作模式下，制作工资明细表是一项非常繁重的工作，难度大且容易出错。利用Excel 2003则可以快速制作出各种工资明细表、工资汇总表和工资条，使得这些难题迎刃而解。 1. 建立工资明细表 　　员工基本工资项目的建立主要包括基本项目的输入，以及对员工所属部门的有效性设置。 　　具体操作步骤如下： 　　(1)新建Excel工作簿，将其命名为“工资核算系统”。然后双击工作表Sheet1,重命名为“工资明细表”。 　　(2)输入标题及各个工资项目，并对输入的内容格式化，如图3-1所示。 图3-1 工资明细表 　　(3)为了防止输入错误，下面对“所属部门”列应用“数据有效性”功能加以控制。选中单元格C4，单击“数据”︱“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框。 　　(4)在“允许”下拉列表框中选中“序列”选项卡，然后在“来源”文本框中输入“企划部，财务部，销售部，生产部”，各个部门名称应用英文状态下的逗号隔开，如图3-2所示。 图3-2 “设置”选项卡 　　(5)单击“确定”按钮，返回工作表中，然后将C4填充到该列的其他单元格中。 　　(6)输入员工的其他相关信息，最终结果如图3-3所示。 图3-3 输入其他相关信息 2. 统计部门员工人数 　　公司发展越来越大，员工也会越来越多，各部门的员工数量也在不断变动，统计各部门人数便成了一个问题。逐项查找恐怕不太可能，用筛选功能虽然可以减轻一部分工作量，但花费的时间也不少，统计的时候一不小心还有可能出错。此时可以使用COUNTIF函数迅速统计出符合条件的单元格的数量。此函数的基本功能是计算区域中满足给定条件的单元格个数。其语法格式为：COUNTIF(range,criteria)，其中range为需要计算满足条件的单元格数目的单元格区域。criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、32或apples。 　　假设想统计ABC公司各部门员工总数和男女员工人数，操作步骤如下： 　　(1)双击“工资核算系统”工作簿中的工作表标签Sheet2,将其重命名为“基本资料表”。 　　(2)打开员工工资明细表， 将其中的员工的主要数据复 制到基本资料表中并补充相 应信息，然后按部门排序。 结果如图3-4所示。 图3-4 按部门排序 　(3)选择单元格区域A4：G7，如图3-5所示。单击“插入”︱“名称”︱“定义”命令，在弹出的“定义名称”对话框的“在当前工作簿中的名称”文本框输入“财务部”，如图3-6所示。单击“添加”按钮，已选中的区域就被定义为“财务部”了。 图3-5 选择单元格区域 图3-6 定义财务部 　　(4)在该对话框的“在当前工作簿中的名称”文本框中输入“企划部”，单击对话框下方“引用位置”文本框右边的按钮 ，在员工基本资料表中选择区域A8：G11，如图3-7所示再单击 ，回到“定义名称”对话框。 图3-7 定义企划部 　　(5)单击“添加”按钮，已选中的区域被定义为“企划部”，如图3-8所示。用同样的方法分别定义A12:G14为“生产部”，A15:G18为“销售部”，单击“确定”按钮。这样就定义好了四个部门，如图3-9所示。它可以方便下面的统计工作。 图3-8 定义企划部 图3-9 定义企划部 　　(6)在“工资核算系统”工作簿中新建“部门统计”工作表，如图3-10所示。 图3-10 “部门统计”工作表 　　(7)选择单元格C5，单击工具