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会务管理工作 第一章 会议概述 公司经理在星期一早上告诉秘书小张，星期四上午9:00-11:00召开销售员会议，并要求小张通知有关人员。小张刚到公司不久，不太了解公司有多少销售员。她到几个业务部门转了转，发现大多数人外出了，也没有遇到销售员。后来，小张忙于其它的事情，把通知的事忘了。 一直到星期三下午，经理问小张会议通知发了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，内容重要，请务必出席。” 星期四上午8:30左右，有两个销售员到了会议室，但由于会议室里没有人招呼，他们以为会议不开了，因此坐了一会就走了。9:00左右，有6个销售员来了，但什么资料也没带，其中两位说，他们已经约好客户在10:00见面。到了10:00，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束，经理很不高兴。 公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。 请问：小张在组织这次会议中，存在哪些问题？ 一、会议的含义及分类 （一）会议的含义和特征 1、会议的含义 狭义的会议是指三个人以上聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决的一种多向沟通方式。 广义的会议包括两个人谈话、讨论以及各种仪式。 一般而言，会议必须是三个人以上，按一定的组织原则聚合在一起，遵循一定的程序进行。 2、会议的特征 （1）会议是一种群体性的活动。 （2）会议是一种围绕特定目标而开展的活动。 会议的目标是通过议题、议程和会议的结果来表现，是会议最基本的驱动力。 （3）会议是一种组织有序的活动。 重大的会议活动应当事先制定会议活动的书面预案。 （4）会议是一种以口头交流为主要方式，以书面交流等其他交流手段为辅助方式的活动。 书面、声像和网络交流也是会议的交流方式，是口头交流的辅助方式。 （二）会议的分类 1、按会议的性质划分 （1）法定性会议 即根据有关法律与法规规定必须举行的会议。 （2）非法定性会议 2、按与会者来自或代表的地域范围划分 （1）国际性会议。 即与会者来自或代表不同的国家或地区的会议。 （2）全国性会议。 即与会者来自或代表全国各地或各领域的会议。 （3）区域性会议。 （“区域”既是行政区域，也可以是自然区域或经济合作区域）即与会者来自一个国家的同一个区域或代表同一区域内若干单位的会议。 （4）单位性会议。即一个特定组织内部召开的会议。 3、按与会者是否具有代表性划分 （1）代表性会议 即按一定的规则或程序产生代表，由代表参加的会议。 会议代表产生由三种方式： 1）按法定的程序产生 2）由受邀单位的领导人在自己的职权范围内根据一定的规则委托或指派产生 3）由若干组织协商产生 会议代表一经产生，便在法定意义上代表一定的选区或组织。 （2）非代表性会议 即与会者只代表个人，不代表他人或自己所在的组织。 4、按会议的公开程度划分 （1）公开性会议 （2）半公开会议 （3）内部性会议 （4）必威体育官网网址性会议 有的会议针对会议的不同阶段、不同目的、不同内容等情况可以划分不同的会议公开程度。 5、按会议的方式划分 （1）现场会。即在事件发生现场召开的会议。 （2）观摩会。即通过观摩操作演示，相互切磋交流的会议。 （3）座谈会。即以围坐交谈的方式召开的会议。 （4）茶话会。即略备饮料、水果、茶点的会议。 （5）招待会。即以宴请的方式招待客人、商谈工作或发表演说的会议。 （6）电话会议。即利用电话系统连接各分会场而召开的会议。 （7）电视会议。分为两种情况： 1）单项传播电视会议。 2）双向传播电视会议。 （8）广播会议。即通过有线或无线广播召开的会议。 （9）网络会议。即以计算机和互联网为技术手段召开的会议。 （10）普通会议。即会场中专门设有主席台的会议。 6、按会议的规模划分 （1）小型会议。出席人数不超过100人，一般在工作现场或小型会议室召开。 （2）中型会议。出席人数为100~1000人。一般在会议厅或礼堂召开。 （3）大型会议。出席人数为1 000~10000人。一般在礼堂、会堂或剧场、会议中心召开。 （4）特大型会议。出席人数在10 000人以上。一般在体育场、露天广场召开。 （三）会议的作用 1、沟通信息。会议最基本的作用。 2、发扬民主。 3