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第六章 会议筹备管理 第一节 会议初期筹备 一 会议组织机构的建立 (一) 秘书处下的工作小组 1 学术组 起草确定征文通知书中的全部学术部分的内容 接收会议论文 (3) 组织论文的审稿会 (4) 编辑,校对和出版论文集 (5) 起草注册通知书中的全部学术部分的内容 (6) 制定会议期间的详细学术日程 (7) 提出会场, 设备使用计划 (8) 安排学术参观活动 (9) 组织会后编辑会中的学术内容 2 会务组 各轮公告的编辑和印刷 论文集的印刷 各轮公告的邮寄 各轮公告反馈表的搜集和制作数据库 会场和设备的保障 所有社会活动的安排 代表注册用品的准备 现场注册 工作人员的管理 3 公关宣传组 4 接待组 会前预定宾馆,预测宾馆房间数量,协商价格 会前将代表住店信息提供给宾馆,协助宾馆安排代表用房 安排国内代表的返程机票和车票 安排会议代表的就餐 5 财务组 编制会议预算 收取代表的各项费用 支付会议的各项开支 情况发生变化时调整预算并及时向会议各级领导汇报 会议结束后,完成财务报告 6 筹资组 编制筹资文件 搜集可能给会议提供赞助的个人和企业的名单 与可能的赞助个人和单位联系,协商 签到筹资合同 催要赞助款 7 附设展览组 8 交通组 9 旅游组 提供通知书中的有关旅游部分的内容 联系国外旅游机构安排代表的国际旅游 安排会议期间的旅游参观活动 组织会前, 会后的旅游活动 安排会议期间的会伴轰动 10 安保组 (二) 确定会议对外公布的联络人 1 通信地址和联系人 2 电子邮件 3 会议网页 4 电话 5 传真 1 Who（参加会议的人是谁？） 2 What （是什么类型的会议？） 3 When （什么时候开会？） 4 Where （在什么地方开会？） 5 Why （为什么开会？） 6 How （怎样处理会务工作？） 二 初期筹备阶段的主要工作 1 建立会议机构 2 制订计划书，要有重要日期的确定 （1）征集论文的开始时间 （2）征集论文的截止时间 （3）论文录取通知书和注册通知书的发放时间 （4）预先注册的截止日期 （5）宾馆和旅游预定的截止日期 3 发布会议第一轮通知 4 选择 PCO 5 编制会议预算和落实会议筹备经费 6 挑选住宿,餐饮和会议场所等 第二节 会议论文征集 一 确定会议的专业内容 1 确定会议的主题和议题 2 确定会议的初步日程 3 确定征文的形式 二 编辑印刷征文通知书 1 封面 2 主页 （1）大会主席的邀请信 （2） 组织机构 （3） 学术题目 （4） 征文要求 论文的字数限制,格式要求,提供论文的截止日期,论文的邮寄地址和收件人 5 会议初步日程 6 会议的旅游路线 7 联系方法 8 重要日期 (三) 表格 1 论文摘要表 2 反馈表 代表的姓名,单位,通讯地址,传真和电子邮件, 是否可以通过互联网的方式获取会议信息,是否参加会议旅游和是否携带会伴参加会议等 (四) 征文通知书的印刷 三 征文通知书的发放 (一) 搜集名单的方式 1 向会议主办机构索取 2 搜集相类似会议的代表名录 3 在国外购买有关的名录 4 在互联网上摘录 5 有关人员的提供 (二) 名单的整理 (三) 征文通知书的发放 1 邮寄 2 可以在国内外的同类会议上发放 3 可将征文通知书的重要内容在国内外刊物上登广告 4 可将会议的网页与国内外的相关网页链接 5 电子邮件 四 论文和表格的接收 （一）论文接收 1 网上接收 2 电子信箱 3 邮寄 （二）分类整理 （三） 论文摘要表的接收 （四） 回执的接收 五 论文的评审和录取 （一） 论文的评审标准 1 内容要切题 2 篇幅按规定 3 格式符合标准 4 语言 （二）论文评审的方式 （三） 确定各类论文的接收比例 （四）发放论文录取通知书 六 编辑出版论文集 （一） 论文的形式 （二）论文集的主要内容 （三） 论文集的出版 1 国内出版 2 国外出版 （四）论文集的其他形式 1 光盘 2 网上公布 第三节 会议预先注册 一 起草会议通知书前的准备工作 （一）落实专业内容 （二）与服务机构签定合同 二 起草会议通知书 1 邀请信 2 组织机构，会议主题和专业主题 3 特邀大会报告人的身份和报告题目 4 会议的详细日程 5 会议信息 6 会议注册 7 宾馆预定 8 会伴活动 9 会前和会后的旅游 10 付费方式 11 取消参会时的退款方式 一般信息 （1） 举办城市的介绍 （2） 护照和签证 （3）保险 （