会议组织与管理ppt.pptVIP

二、会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 4、会议通知的发出 （1）要恰当把握发送时间，应让与会者在接到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所为宜。 （2）如需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。 （3）重要会议的通知发出以后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。 6、会议的后勤保障工作 (1)做好食宿管理工作。 (2)做好迎送工作。 (3)做好会议车辆管理工作。 (4)做好财务管理工作。 (5)安排好会议的文化生活。 (6)做好会议医疗卫生工作。 四、会后整理工作 1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作 大家一起进步！ * * * * * * 会议概述 会务工作机构 会务工作流程 4 会务工作内容 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 一、会议的种类 1、按规模分： 大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2、按召开方式分： 电话会、现场会、视频会。 3、公司常见会议类型： 生产经营例会、员工大会、公司年会、股东大会、业务洽谈会、联谊会、表彰会。 　 会议概述 会议工作机构 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到、录音录像、娱乐活动、照相服务等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要等。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、必威体育官网网址工作。 会务工作流程图（会前） 确定会议主题 确定会议名称 确定会议时间与地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 根据与会者名单确定规模 会务工作流程图（会中） 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 会议信息工作 会务工作流程图（会后） 撰写会议纪要 催办与反馈工作 安排与会人员离会 会议总结 会议文书的立卷归档 会议的宣传报道 一、指导会务工作的原则 1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。 二、会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 会务工作内容 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、 确定会议所需用品和设备 （1）、常用文具。如笔、草稿纸、笔记本等常用文具。 （2）、印刷设备。如笔记本电脑、复印打印机、扫描仪等。 （3）、会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、消防设施等。 （4）、会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。 （5）、视听器材。如麦克风、投影仪、黑(白)板、摄像机