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会议现场管理的基本内容 会前准备 会间工作 会后收尾 会议过程中注意事项 一、会前的准备工作： 以岗位划分安保、清卫组织结构图 会议接待 迎宾服务 打开相关设备设施 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台上方会议灯光开启保持灯光明亮。话筒应在会议开始前五分钟打开，会前半小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设备设施是否正常。 会议开始 B、会议过程中，服务员要集中精神，注意观察与会者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。 C、若有茶水服务，茶头应在会议开始前5分钟泡好。准备足量热水瓶，热水瓶应干净光亮无水印。会议进行中间15到20分钟应续水一次。倒茶水时，应在客人面前进行，动作要轻稳，不能再客人头上或背部上方倒水，茶水以八分满为宜。主席台的客人或贵宾在其后进行服务。若会议持续多天，第二天应更换茶叶品种。特殊情况可按客人要求服务。 E、会议期间，如客人提出额外要求，视情况及时通知上级或会议负责人解决，不能解决的要礼貌婉转的拒绝客人。 F、会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音响设备正常使用。 G、会议期间做好保洁工作，保持警觉性，防灾防盗防会虫。 四、会议过程中注意事项 1、 确定会议主题与议题： 2、确定会议名称 3、确定会议规模与规格 4、确定会议时间、会期 5、确定会议所需用品和设备： （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设 备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 6、建立会议组织机构 1）物业办公室： 召开专门会议，部署工作计划 成立会议保障小组，做好会场布置等工作，小组成员由各部门人员组成。组织员工重温“各类突发事件预案”，做到有备无患。 外围安保 巡逻岗 门岗 门岗负责人 巡逻岗负责人 外围负责人 安保项目负责人 2）客服部： 清理卫生、布置会场、（准备音响） 3）保洁部 良好的卫生环境 4）维修部 检查设施音响 看好会场附近的供电电闸 要专人保证电梯的供应 5）保安部 车辆指挥停放、外围秩序维护、与会人员引领 保安和维修配合 6）检查工作 音响、投影仪、话筒、空调设施设备 检查室内的卫生、桌面、地面有无灰尘及杂物，口杯烟灰缸是否干净 摆好口杯、烟灰缸、香巾， 保证室内空气清新，无异味。 会场布置检查完毕后，请会议主办部门进行检查，避免出现差错。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 会议时间地点（会议预定登记表、本周会议安排表）、到会者的身份、出席人数、接待规格 9、安排会议议程与日程 10、制发会议通知 11、制作会议证件 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。 12、制定会议预算方案： 1、交通费用：(1)贵宾接送? (2)会议期间考 察 ?(3)工作交通 2、会议室/厅费用具体可细分为：? ????(1)、场地租金——会场、展示区。? ????(2)、设施租赁费用——笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等。? ????(3)、会场布置费用——会场装饰。 (4)、其他费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、媒介、公共关系等??。?? 3、住宿费用?：参会代表、邀请贵宾、工作人员。 4、餐饮费用：?(1)、自助餐?(2)、圆桌餐?(3)、酒水?(4)、会场茶歇?(5)、联谊酒会/舞会? 5、设备租赁费用?(1)、音响?(2)、灯光?(3)、视频? 6、礼品费用? 7、会务杂费? ???? 13、布置会场 ： 会场布置要求（演讲台、水等） 特殊服务（如茶叶标准、水果、台布、毛巾、空调温度、音响、投影、灯光、花卉等）。 二、会间工作 会议接待 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 A接站服务：根据会议主办方的要求在机场、码头、车站安排专人、专车接站。 B会议酒店现场：欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。会议秘书设置报到台、分发会议材料、接待与会代表、代收费等。 C酒店签到： 客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返 程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。 D安排食住行： ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则。 ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地