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实践训练 一、实训目标 掌握时间安排的原则和要求，并将之运用到实际的工作安排中。 二、实训背景 S服装公司位于上海陆家嘴金融贸易区，该公司上班时间为上午8:30－12:00，下午13:00－16:30。逢周一例会，各部门负责人参加，到周五，秘书要为总经理草拟下周日程安排。 三、实训内容 本周五总经理给秘书如下信息，请秘书用周计划表形式体现了出来。 下周一例会讨论的议题为：关于与Ｙ厂合作事宜。 下周总经理要主持本公司“优秀外来青年务工人员表彰大会”。 下周二下午，本公司召开新产品新闻发布会（下午2:00） 下周三、周四白天，总经理要参加行业协会讨论会（地点：上海大厦） 总经理刚接到Ｙ厂电话，约请总经理下周三晚上在金贸大厦洽谈业务。总经理指示，在参加洽谈以前，与Ｙ厂联系一下，要去该厂考察。（Ｙ厂地点在上海金山区） Ｚ公司业务经理下周来上海，要求拜访总经理，总经理同意下周安排半小时会谈。 总经理准备下周约本公司法律顾问商谈2小时。 四、实训要求 1．分组制作总经理下周计划表。 2．课堂交流制作的计划表，互相提出意见和建议。 ☆掌握领导外出活动行踪 ☆做好值班记录 电话记录、接待记录、值班日志 实例：某制衣有限公司值班室接到公司仓库的电话，仓库管理员报告成品库起火，火势较大，难以控制，作为公司值班室的秘书要如何做？ 第二章 办公室日常事务管理 一、办公环境管理 二、接打电话 三、领导活动的安排 四、印信管理 五、值班工作 一、办公环境管理 1、办公环境管理的含义与作用 2、办公室环境的布置和管理 构成办公环境的要素：空气、光线、声音、空间 绿化 3、办公室的布局设计——封闭式、开放式、公寓式 一般来讲，现代办公空间由如下几个部分组成：接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、贮藏室、茶水间等等。 全开放式 半开放式 现场测试： 作为办公室工作人员，你知道一个规范的办公室，基本应配备哪些办公用品吗？ 提 示： 办公用纸： 信纸、复写纸、备忘录纸、问候便条、信封、笔记本和便笺。 其他文具类办公用品： 铅笔、圆珠笔、签字笔、钢笔、荧光笔；橡皮擦、涂改液；墨水、胶水、红蓝印台、红印泥盒；装订机、订书机、切纸机、计算器；订书钉、图钉、回形针、大头针、纸夹、剪刀、裁纸刀、削铅笔刀；日历、台历、橡皮印章、名片盒、文件夹、文件袋、归档夹、档案柜；标签纸、透明胶纸、橡皮筋、尺，等等。 4、办公室安全管理 识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将必威体育官网网址原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等. 防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。 防火 火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。 防止意外伤亡 为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。 二、接打电话 1、接听电话的技巧与要求 （1）接听电话必须及时 （2）接听电话首先问候并通报 （3）做好电话记录 （4）正确处理电话的临时中断 （5）学会处理不在的同事的电话 （6）学会处理转接电话 （7）适时结束电话 （8）同时处理打进来的多个电话 （9）接听打给上司的电话 ××公司电话记录 记录人： 日期：——年—月日 时间：上午/下午—点—分 致：——先生/女士/小姐 是否回电：是/否 来电人： ——先生/女士/小姐 来电人单位：—————— 来电人电话号码： 留言： 同时处理打进来的多个电话 1）请电话中正在交谈的一方稍等，告诉他另外有电话打进来 2）迅速接听另一部电话，并问清对方的目的，然后记下电话号码，请其稍候，尽快回到第一部电话上来 3）如果第二部电话必须由秘书接听，而且不是三言两语就能结束的，则需对两个电话的重要程度和长途、市内等迅速做出判断，然后依序处理 4）回到