教学辅导章三会议实务.doc

　会议实务 　1. 文秘人员与会议 　　 　　文秘人员的工作总是和各种各样的会议联系在一起。文秘人员在会议中的角色可能是参加者、组织者、协调者、某个会议的与会者或主持者的助手，或充当会议记录员。所以会议对文秘人员而言非常重要。 　　通常，会议是沟通的主要方式，而且是企业进行工作的重要活动。 　　上司因为本身的任务，为实施管理而主持会议；或者参加组织内外举办的各种会议。事实上，上司在日常业务中，为会议所耗费的时间非常多。 　　文秘人员为尽量减轻上司的负担，必须具备会议的相关知识，也需要了解会议的事前准备和事后处理的程序，对会议安排的方方面面都要熟悉。 　　 　　2. 会议的目的 　　会议的具体目的是 　　（1）信息的传达； 　　（2）信息的交换； 　　（3）相互启发； 　　（4）作出决定； 　　（5）收集创意。 　　 　　3. 会议的计划和准备 　　 　　为使会议成功举行，需要文秘人员安排承办。大中型会议应设置专门的秘书机构，即大会秘书处或大会办公室，按照会务工作的要求，秘书机构下设会务组、材料组、简报组、后勤组和保卫组等，各个小组分工明确，各负其责。小型、内部会议则简单一些。一般而言，会议需要准备的计划以及程序如下。 　　 　　3．1 举行会议的决定 　　 　　企业中的会议是为了公司经营管理的需要而召开，所以必须根据这一目的来判断有无召开的必要，计划及召开会议，评估成果，是上司的工作。为了符合上司预期，遵照上司指示去准备会议，是文秘人员的重要工作。不管会议的计划多么完善，有时会由于准备的疏忽而使会议失败。因此会议准备工作的周全与否，对会议的成果有极大的影响。 　　 　　3．2 参加会议的人选 　　 　　会议的目的和议题决定以后，上司要决定参加会议的人选。如果是例行会议，人员和开会日期都已固定。如果是为特定的问题而召开的会议，而这时人选有误，会议的成果必然不会乐观，所以应慎重行事。 　　文秘人员按照上司的指示，事先调查参加者是否方便？并收集会议必要的各种信息，从无法出席会议的有关人士那里获取必要的意见、答复或文件。 　　 　　3．3 会议日期、时间的决定 　　 　　什么日期、什么时间召开会议？要考虑议题的紧急程度及预定出席者是否方便？都由上司判断并决定。如果是紧急召开的会议，则时机是很重要的。有时重要人员没有出席，会议就等于没开一样，结果当然不好。所以文秘人员必须按照上司的指示，与特别忙碌及重要人员联系，请他们及早计划参加。 　　 　　3．4 会议场所的选择 　　 　　会议日期、时间决定以后，应立即安排会议场所。使用公司内部的会议室时，要向管理会议室的部门申请。若是在公司外寻觅场地，应该考虑参加者的交通是否方便？ 　　会议场所的选择，要根据会议的性质及人数作决定。通常要注意以下几点： 　　（1）避免噪音严重的场所。户外的噪音当然无法避免，但如果连走廊、邻室的谈话都能听到的话，开会就会受到干扰，不能集中精神，而且可能泄漏了会议的内容。 　　（2）空间大小要合适。开会场地太大或太小都不能集中精神，会影响会议效果。 　　（3）预定开会所需要的时间，并作宽裕的准备。有时上司与客户开会，走到预定的会议室前，发觉有人在开会，于是需要等候在会议室外数十分钟。也有可能上司安排的会议不能如期结束，会影响到下一轮使用会议室的人。这需要文秘人员预定会议时间有一定的余量。 　　（4）其他。对会议场地的照明、空调、遮光的窗帘等设备，以及桌椅摆设、电插座、电话、壁灯的位置等，都要详细检查。如果有欠缺的物品，不能在现场补充的话，会议当天必须携带前往。 　　 　　3．5 议程表制作和执行方法 　　 　　会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。由上司预定议事程序和执行方法以及时间分配等的情况相当多，文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式。会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。 　　 　　3．6 会议通知的写法和传达方法 　　 　　召开会议的要点决定后，即通知全体人员。公司内部会议一般应在一周到十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。如果是紧急会议，或者在召开之前时间有限时，可暂时用口头或电话通知，但即使如此，如果可能，仍应寄出正式书面通知，以防有人听错了会议时间、地点，耽误大事。 　　在写作通知时，一定要有： 　　（1）会议的名称； 　　（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称； 　　（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）； 　　（4）地点：（具体在几楼几号会议室）； 　　（5）议题（或者议事日程）； 　　（6）主办者的联络处、电话号码等。 　　如果会议场地是在公司外，除了上述之外，还必须有： 　　（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地