试谈电算化条件下内部会计控制.doc

试谈电算化条件下内部会计控制【摘要】随着会计电算化的不断普及，企业的内部会计控制方式也发生了很大的变化。本文就建立电算化会计控制的必要性和目前会计电算化条件下的内部控制存在的问题及完善电算化条件下的内部会计控制制度的相关措施作了简单阐述，希望对电算化条件下的内部会计控制的完善提供一点借鉴。 【关键词】内部会计控制；必要性；问题；措施 内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。会计电算化虽然没有改变内部控制的目的，却引起内部会计控制的方式发生了很大变化。如何在电算化条件下做好内部会计控制工作，并使之制度化，是摆在企业领导和财务管理人员面前的一个重要课题。 一、建立电算化会计控制的必要性 1．电算化会计自身特殊性的要求。电算化会计与手工会计相比，使用的技术手段、组织结构及内部控制都存在区别。在电算化下，凭证、经济事项的说明、账簿等均要求通过计算机方可录入、阅读、查询。这种情况下，对数据输入及输出的控制显得更为重要。在传统的手工系统下，任何一项业务处理都会留下记录备查;而在电算化条件下，账务处理及数据文件都存储在计算机或磁盘上，不像手工系统那么直观。因此，为了保证会计信息的完整性和真实性，做好电算化条件下的内部控制更为重要。 2．电算化会计对内部控制的特殊影响。电算化会计使功能和知识高度集中。由于知识的集中，导致了职责的集中，这就使得一些可能从事数据的输入、处理，又负责这些数据的输出、报送的人员在未经批准的情况下直接对使用中的程序和数据进行修改，这种现象加大了出现错误和弊端的风险。传统手工会计业务处理系统的内部控制是建立在不相容职能相互分离及相应职责分工的基础上，在电算化条件下，由于业务人员的减少，将会直接导致这些原则重要程度的下降。电算化会计使程序和数据存储在一起，所以数据的输入可能缺乏充分可靠的记录，缺少附件的数据在未经许可的情况下也有可能被输入系统。而在输出方面，某些业务或处理结果也可能不能被完全打印出来。因此，如果存取改动数据的命令和程序集中于同一装置，再加上没有适当的控制，未经批准擅自存取或改动数据的情况就可能发生，这一切都会对会计控制产生重要的影响。 3．加入WTO参与国际竞争的形势需要。随着社会生产力的发展和科学技术的进步，信息技术高度发展，全球经济一体化的进程加速，各企业所面临的风险也逐渐加大。加入WTO后，我国企业将面临众多国外企业的激烈竞争和有力挑战，我国在海外的企业也将遇到与国内不同的政治、经济和文化等风险。因此，如何提高自身的竞争力，如何以一种积极的姿态参与到世界竞争的潮流中去，将是我国企业当前面临的主要问题和难题。信息社会发展的潮流，更催化了会计电算化的普及，企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须适应现代会计形式的变化，完善电算化条件下的内部控制，提高经营管理的效率和效果，保证会计信息的真实性。 二、目前会计电算化条件下的内部控制存在的问题 1．职务相分离，职权不相容原则的重要性下降。传统手工会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离，职权不相容原则。如所有会计业务由不同的责任人分别记录并保管，即按经济业务的性质分为不同的工作职责，各司其职，彼此构成一个内部牵制网，不易出现错漏或舞弊行为。且未经授权，任何人都难以浏览到全部的会计资料。而一旦出现问题，也可通过检查不同的责任者追究责任。这种职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织控制。采用电算化后，这一原则的重要性下降甚至得不到遵循。由于系统操作的高度集中，许多岗位可以合并，许多手续合并到计算机统一执行，会计工作人员大大减少，从而使一些不相容的职务得不到分离，这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能削减，会使人非法浏览、修改、拷贝甚至损坏系统资料和会计信息资料，降低了工作人员相互牵制的效力。 2．会计电算化对授权控制的冲击。传统手工会计授权下，对于每一项业务的每个环节都有相应工作人员的签名或印章。签名或印章的仿造具有一定的难度。在会计电算化系统签名或印章转化为授权文件和口令，口令授权存在于计算机系统内部。口令对于稍懂计算机操作知识的人来说根本算不上什么秘密，因为可以绕过财务软件的相关控制措施，通过打开计算机财务数据库进入财务报表等系统，则所有的财务秘密均可见。同时，业务人员可以利用特殊的文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，从而给公司造成经济损失。例如：业务人员被客户收买，非法取得他人口令，绕过批准程序开出销售提单；非法核销客户应收款及相关资料等。 3．信息存储电磁化使实物保护控制风险加大。在过去手工会计环境下，会计信息被记录于凭证、账簿等纸张上，对于一项经济业务的每个环节都要经过某