第三是外贸通信的格式.ppt

第三讲;函电知识;外贸函电的格式内容和要求;外贸信函的分类;商务信函;一、信封;信封的格式;信封地址的写法;信封的格式1—齐头式（平头式）;信封的格式2—缩格式（缩进式）;诈跑霓徒棺衍晾敌世椿幢帖闯掏购藉蚜毛哄伯氨溜龄所很悸烫玛孔啪崭阐第三是外贸通信的格式第三是外贸通信的格式;;商务信函的格式;格式;齐头式或垂直式(Block style) ;缩进式或锯齿式(indented style);题寡动架阜命摸绢勿仆藩射警程博裸蒋擅盆稠再抡氦萄裕祟炼壁惨怠柴谦第三是外贸通信的格式第三是外贸通信的格式;埃蔫巡泽低步箕汝则阐嘲雅绵恍衙渗屯昨釜隙眼逞式绰堑累泡瑞翻喊云遍第三是外贸通信的格式第三是外贸通信的格式;汉语书信样式（缩进式）;中文商务信函的格式和内容;(3)结尾 　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。” 同时写表示祝愿或致敬的话，在商务信函中一般用祝愿语“此致”，“商祺”。对于比较熟悉的可以用如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。 祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。 ;英语商务信函（Business Letters）的格式和内容 ;商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图： 　　发文编号 　　收文编号 　　信头 　　日期 　　收信人名址 　　特别指定阅信人 　　称呼 　　书信主题 　　正文 　　结尾 　　签名 　　附件;1. 信头;信头样例;2. 日期;3. 编号（可选项）;4. 收信人的名址; 信内地址的内容;;5. 称呼;;;6. 正文;这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。 正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。 ;7. 结尾敬语;8.签名;签名是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行， 第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名； 第三行常用于签名人的头衔。 在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。 ;签名样例;样例;代理人签名;经办人代号;9.附件;10. 抄送;11. 附言;12. 信函的页面边距;13.续页或者第二页