如何做好织中的沟通协调..doc

幹部訓練教材 如何做好組織中的溝通協調 講 師： 仁寶電子科技﹝中國﹞有限公司 前言 溝通Communication與協調Coordination，都是管理機能（功能）之一，根據密西根大學的專案調查結果，發現一個主管，在一天的活動中，大約有三個小時的時間，是用在溝通與協調的工作上，幾乎佔了辦公時間的三分之一強。由此可見，溝通協調在人類日常工作與生活中，佔了多麼重要的地位。 溝通、協調與意見交流之關係：溝通是意見交流的目的，意見交流是溝通的手段，兩者是一體兩面的事，協調則是平衡工作的方法，是促使分工與合作的方法，但溝通在求觀念上一致，協調則在求行動的一致，三者的關係至為密切，都是組織為了確保意志與行動統一，促進分工合作的整體活動。 內部溝通的意義 對於溝通的含義，有以下兩方面的界說： 是個人產生邏輯的認知，經由聲音、姿態、表情、文字傳達給對方的意思表示。 是將個人的思想觀念，傳達給對方的行為。 綜上所述，所謂溝通，是組織中的一員，將個人的思想和觀念，經由語言、文字或其他符號，以傳達給對方，以期獲得共鳴與共識的行為。因此，除非一個人是單獨的生活或工作，要不然，祇要是群體的組織，內部溝通，實在佔有極重要的地位，而有效的溝通對任務的達成，影響至鉅。 內部溝通運用的方式 溝通既是一種意思表達，因之，雙方必須要將心中的觀念和想法，透過語言、文字或其他符號，傳送出去，而這些符號都是一種訊號，這些訊號必須要能為對方了解者，所以，溝通的方式，最常見的不外語言與文字，也就是用嘴講話，用筆寫字兩種方式，但何時用嘴，何時用筆，這必須要根據時機、對象和需要傳達內容，參照兩者之利弊來決定，才能達到溝通的目的。 語言溝通方式的運用： 語言是直接傳達意思的方式，這種方式又迅速又直接，但運用的原則要根據其利弊來衡量。 口語溝通之利： 所費時間較少，不需要推敲。 可以配合身體語言表達補充解釋。 可使欠缺閱讀文字能力的人同樣獲得了解。 對方不明白，立即可以得到解釋，迅速確實。 面對面直接傳達，有親切感、有人情味。 直接傳送溝通快速。 口語溝通之弊： 對財務、效率等數據及公式、程式等訊息，無法傳達。 訊息容易在連續傳達中被曲解。 語言無法長期保留，必須以文字作成記錄。 難以確定事實之責任。 語言溝通方式：在運用上包括：面談、會議、打電話、廣播等，最直接的方式是面談、會議，其他均要藉工具傳播，因此，也要注意工具運用的技巧，否則會減低效率。 文字溝通方式的運用： 文字溝通就是書面溝通，凡是書面溝通，其文字應用的技巧，與個人的文字基礎好壞有密切的關係。俗話說：「文章有好壞，一字值千金。」用錯了字，使內容一謬千里，大異其趣；用對了字，文章生色不少，令人擊節驚嘆！所以，文字溝通也是一種間接溝通，無論修辭、用字、用詞對文章的內容都有關係，有時，無法用語言溝通，必須使用書面溝通，才能發生更佳的效果，因而文字或書面溝通，在運用上有其不可抹滅的價值。 文字書面溝通之利： 可防止多層傳送引起之曲解。 可為日後參考查記作記錄。 對於複雜的資料程式，有助於學習記憶。 使多數人同時得到溝通。 較為正式，也具有權威性。 文字書面溝通之弊： 無適當閱讀能力之人，不易發生作用。 用字措辭必須慎重，浪費時間。 雖較正式，但雙向溝通腳較慢而往返費時。 文字溝通方式，包括報導、手冊、公文、函件、備忘錄、各種報表、調查表等，要注意文字、修辭、倫理關係，習慣用語等，不能有所錯誤，否則會貽笑大方，失去溝通效用。 內部溝通型態及種類 溝通型態上： 上行溝通 下行溝通 平行溝通 在溝通種類上： 正式溝通： 正式溝通是循正式組織系統，按組織目標的運作，而以計到進行的程度逐次按「溝通型態」的需要性，作訊息的傳達，因之，溝通的路線是循組織層級職權系統進行。 非正式溝通： 由於組織中因工作人員之間，有非正式的接觸，於是在自然形成的一種心理認同的結合下，無形中形成一種「小組織」，這種非正式的組織形成的溝通系統，不一定均與組織工作有關，但每每對工作深具影響力，很多非正式溝通的事例，往往會涉及群體工作，但所傳播的信息未必正確，祇是滿足個人的動機，如果，能善加利用，會收到意外的效果，增加組織力量，甚至可藉以促進目標的達成，但如運用不當，他卻是語言傳播中心，阻礙工作的進行，因之，應該特別重視。 內部溝通的障礙 心理的障礙 意思是心理狀態的具體表現，心理上的主觀見解，就是主觀成見，成見常會抹煞客觀的事實，造成個人行為的固執、敏感、衝動、偏見、猜疑等情事發生，使溝通產生阻礙與挫折，因此，為了去除這些主觀成見的心理影響，在溝通前應保持身心的平衡，自我糾正內心的矛盾和不安，如果，經常有這種現象，應該從變化氣質上著手。 地位形成的障礙： 主管與屬下接觸的機會太少，容易造成個人的孤立現象，屬下對於上司因地位上的權威，有一種恐懼的情緒，如果，主