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Qingdao Katsushiro Machinery CO.,LTD. * 邮件沟通技巧　 2014年10月 大纲 电子邮件沟通的重要性 邮件的基本原则及作用 需要电子邮件沟通的情况 收到邮件的处理 电子邮件的标题 邮件的称呼及问候 邮件的正文及附件 语言的选择与汉字编码 结尾及署名 回复邮件的技巧 正确使用发送、抄送和密送 电子邮件沟通的重要性 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 企业用户电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等 现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计 不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 基本原则及作用 基本原则：面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端 需要邮件沟通的情况 正式工作报告：日报、效率、周报、值班报告等。 部门之间事务往来：缺件联络、行车问题点、设备维修联络 、外协购入申请单。 通知：夜班值班安排、新品会议、品质会议等 知识推荐和信息传递：兄弟公司安全事故、不良联络、客户 投诉、效率、日报、到货明细等 没有见面交流条件的其他交流内容：外协订单下发、叉车点 检汇总、压套库存明细。 难以简单用口头表达说明清楚的事项：仓库库存明细、盘点 表等 收到邮件的处理 1、电话或飞信跟进收件人 2、确认对方跟进无问题 1、设置定时收取 2、养成及时收取邮件的习惯 1、什么任务 2、何时完成 3、是否存在疑问 1、有几种解决途径 2、涉及哪些资料 3、是否需要帮助及协调 1、事件描述清晰 2、说明时间要求 3、给出相应处理人及联系方式 If：有跟进事项 可自行处理的邮件 处理回复 收到邮件的处理 自己不能处理的邮件 收到邮件的处理 重要邮件的处理 1、重要邮件未处理可以标示为未读提醒自己要处理！ 2、重要邮件未处理在邮件日历中进行标示提醒自己进行处理 3、在邮箱的任务栏中进行标示提醒 4、在工作的笔记本中进行记录提醒 电子邮件的标题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点： 一定不要空白标题，这是最失礼的 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收” 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 电子邮件的标题 特殊符号应用引起注意 没有主题 主题看不出 主题太长 主题含义不清 主题主题谈及多个事情 邮件的称呼及问候 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静的看待。注意以下两点： 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼姓名，对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。称呼全名也是不礼貌的。 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 邮件的称呼及问候 直呼姓名不好 不好！ 工作安排具体到哪些人！ 客户联络明确联络人！ 邮件的正文及附件 正文是邮件最重要的部分，注意以下几点： 1、Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正