会计档案的整理与归档操作方法.doc

会计档案的整理与归档操作方法 会计档案 会计档案是经济档案的重要组成部分，是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管好。 会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因，不是为了供人查阅而专门形成的，而是作为一种核算手段，为了处理某种会计事项的需要，在会计活动中形成的，由于其中某些资料具有保留价值，因而进行系统地整理，形成了会计档案。因此，一般地说，与会计核算无关的其他资料不是会计档案。 作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等，不是随意留存下来而成为会计档案的，而是按照一定程序和方法集中保存起来，才能成为会计档案。 如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存，就不能称为会计档案。 二、会计档案的整理、立卷 为了更好地发挥会计档案的作用，必须对会计档案进行挑选、整理、分门别类，按序存放，集中保管。整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构、会计人员必须认真对待，努力做好。应当注意，不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料，应分别装订立卷。 由于各类会计档案保管的期限不尽一致，要对会计档案材料进行科学分类，达到便于查找和调阅，也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。下面按会计档案的类别，分别叙述一下整理、归档的有关内容。 （一）、会计档案的整理、立卷的总体要求 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，它是会计档案的重要组成部分。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管，便于查阅。凭证以册为保管单位，每月装订一册或数册。 1、会计档案整理、立卷使用的物品 （1）、凭证封面 凭证封面中各记事栏是事后查账和查证有关事项最基础的索引，不同的凭证封面有不同的内容，表2—1是我们目前推荐使用的一种封面。 表2—1：凭证封面 记 账 凭 证 封 面 年 月份 单位名称 册 别 本月份共 本 本册第 本 保管期限 年 凭 单 号 次 自第 号至第 号止 共计 张 凭证起讫日期 自 年 月 日至 年 月 日止 备 注 会计主管人员： 检查复核人： 装订人： （2）、凭证封底 凭证封底也有很多种类，我们推荐使用的是具有封底功能又具有一定备考功能的封底。如表2—2格式的封底。 表2—2：凭证封底 复制、抽出或另行装订原始凭证记录 日 期 记账凭证号码 名称 理由 经办人盖章 单位负责人盖章 是否归还及其他（备注） 年 月 日 （3）、凭证包角 凭证包角种类很多，规格也不一致，目前使用较多的是长条形粘贴性包角，但从牢固安全的角度，我们推荐使用表2—3—1（正面），表2—3—2（反面）格式的方形包角。 表2—3—1：凭证包角（正面） 年 月 凭证号 册 号 卷 号 表2—3—2：凭证包角（反面） （4）、三角衬垫 三角衬垫是指在原始凭证折叠、装订过程中，为避免厚薄不一，凭证装订部位过于薄，影响装订而使用的一种材料（用纸板制成），是一种新推荐使用的档案材料（同表2—4） 表2—4：三角衬垫 （5）、凭证盒 凭证盒是为了装订后的凭证不折角、不折边，使凭证便于堆放整齐和寻找而使用的一种档案材料（见表2—5）。 表2—5：凭证盒 会 计 凭 证 盒 立档单位： 凭证名称： 启启用日期： 年 月 日至 年 月 日 册 数：本月共：