会计档案的整理与归档方法.doc

会计档案的整理与归档方法 ??? 会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。 二、会计档案材料归档范围 根据财政部、国家档案局1998年制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。具体包括：??? （一）会计凭证类 包括现金凭证、银行转账凭证、销售凭证、成本核算、工资凭证等；??? 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）??? １、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。??? 自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。??? ２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。??? 综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。??? （二）会计帐簿类??? 会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：??? １、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；??? ２、分类帐簿：??? 分类帐簿分总帐和明细帐两种??? （１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；??? （２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；??? ３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。??? （三）会计报表类??? 会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：??? １、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；??? ２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；??? ３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）??? （四）工资表：??? 工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。??? （五）综合管理类??? 综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。 三、会计档案立卷整理 （一）会计档案材料保管期限 企业会计档案的保管期限划分按照财政部、国家档案局1998年颁发的《会计档案管理办法》中的《企业和其他组织会计档案保管期限表》的规定执行。 序号 档案名称 保管期限 备注 一 会计凭证类 15年 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 二 会记账薄 4 总账 15年 包括日记总账 5 明细表 15年 6 日记帐 15年 现金和银行存款日记帐保管25年 7 固定资产卡 固定资产报废清理后保管5年 8 辅助帐薄 15年 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 四 综合管理类 11 会计档案移交清册 15年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5年 15 银行对账单 5年 其中，关于工资表的保管期限（暂定） 工资发放名册、卡片30年； 各种奖金发放名册30年； 工资转移、证明、通知存根 30年。 （二）会计档案整理：????1、???会计档案二级及二级以下目录设置 ??? 会计档案组卷 会计档案的立卷应遵循经济活动和财务收支过程的规律，由财务部门办理终结后，按照现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册，组成基本保管单位。 在立卷的时候，应该把一本凭证作为一个保管单位。会计报表的整理是将年报、季报和