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产品集成设计制造系统应用背景下的档案知识服务 　　摘 要：本文以产品集成设计制造系统及三维数字设计的在企业的广泛应用为背景，结合知识信息管理理论，从档案人员参与科研生产管理、参与文件形成前端控制、更新档案服务理念、改变档案人员知识结构等方面，探讨知识服务在档案管理中的应用与实现策略，帮助广大档案从业人员认清自己所面临的形势和任务，更新观念，更好的服务于科研生产主体。 　　关键词：知识管理；文件管理；档案管理 　　科研机构、企事业单位的企业档案是其在科研、生产、经营与管理活动过程中形成并积累的对当前与未来具有重要参考价值与借鉴作用的信息记录，具有原始性、凭证性、权威性、广泛性、连续性和可扩充性等特点。档案管理工作从古至今一直承担着档案载体管理与档案信息管理的双重重任，起着维护国家民族历史真是面貌的重大作用。进入信息社会后，档案工作更是面临从传统的偏重载体管理到偏重知识与信息管理的转变。 　　随着产品集成设计制造系统及三维数字设计的广泛应用，企业在科研生产活动中产生大量的电子文件，而且它们的关系较之纸质文件及档案时期更加密切。 　　长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得档案管理工作一直缺乏创新。面对数字档案时期给档案工作带来的机遇与挑战，档案工作者必须更新观念，适应时代变化的速度和节奏，适应变化的对象和内容，敏锐地发现变化的动向，捕捉变化的契机，促进档案管理工作的改革与创新，形成由被动变主动的新的档案工作理念。 　　1 积极参与科研生产的管理 　　档案工作作为产品集成设计制造系统中知识信息管理的一个环节，必须参与到文件产生环节的管理中去。对于大型科研生产单位，档案人员必须积极参与科研生产的各个过程，才能真正了解文件生成的详细情况，从而在头脑中架构起整个型号的知识网络关系图，做到知识管理的有的放矢。 　　一个产品，从论证阶段开始，科研人员编制了哪些可行性论证报告，论证了哪些方案，进行了哪些调研；方案阶段时，科研人员编制哪些方案报告、提出了多少任务书、研制计划如何制定、产生哪些阶段评审报告及计算文件等等；产品进入工程研制阶段后，各系统编制了哪些研制计划，进行了哪些大型试验，提出了哪些任务，形成了哪些技术文件等等，随着科研生产的不断深入，档案人员应该主动的分阶段的收集积累已经产生的各类文件，完整地保留科研生产的历史真实面貌。这些科研生产的记录，哪些是真实有效的最终版本，哪些是临时性文件，对于档案管理者来说，如果不参与整个科研过程，面对大量的技术文件，必然感到茫然无从，无法成为归档工作的主体，更不能成为知识的管理者。因此，认真贯彻执行档案工作的“三纳入”“四参加”“四同时”，是档案人员从事知识管理的首要条件。 　　2 从文件管理的后端走到前端 　　产品集成设计制造系统在企业的广泛应用，大量的电子文件应运而生。现代的各种应用软件使得设计人员在编制文件时更加方便快捷。据档案人员了解，系统中的很多技术文件属于临时性文件，或设计人员为应付各类管理工作需求而一稿多投（只做适应性修改，内容有80%相同），这类文件量大且没有保存价值，如果待到型号归档时再对文件做去粗取精、去伪存真的鉴定工作，恐怕不仅仅是工作量大的问题，还有可能因为研制周期较长，研制队伍变化而增加鉴定困难。 　　因此，我们要对工作中所产生的电子文件和电子档案通盘考虑、超前控制，进行网上时时归档、无缝连接。要实行电子文件电子档案的一体化管理，也就是要从电子文件和电子档案的全局出发，实现从电子文件生成制发到电子文件归档管理的全过程控制。它的一个重要特点就是将档案处理方面的要求和标准贯穿到文件的生成和处理过程之中。实现这一过程控制的关键是要改变过去的那种狭隘的职业观念：认为文件的生成只是文件管理者和形成单位的事，档案管理是档案机关和档案管理者关心的事，二者互不干涉、独立发展的理念。档案管理应当是瞻前顾后、统筹考虑，超前控制，要从根本上解决问题，实现电子文件及电子档案的生成、处理、传递、存储、查阅、收集、利用、归档一体化，使二者平滑结合并保证其安全，使文件与档案工作流程科学化、合理化。档案人员应该积极参与科研生产中电子文件的生成管理，在工作中加强与科研管理者和设计人员的沟通，从前端控制文件生成质量，保证归档文件及时、真实、准确的反映科研生产的全貌，保障归档文件在知识与信息上的冗余量达到最小化。 　　电子文档一体化管理，还应当扩展到各种职能部门所产生的各种不同门类的、不同载体的档案，从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接，充分发挥一体化的数据共享优势，为电子文件、电子档案的管理和归档打下良好的基础。 　　3 改变档案服务理念 　　实现知识服务，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象，去收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以