行政常用制度流程.doc

XXXXXX公司 行政常用制度流程? 行政服务手册 ? 目录 第一部分 行政人事部行政条线岗位分工简介 第二部分???????????? 行政文件流转时限 第三部分???????????? 印章管理流程 一．印章使用的程序： 二．印章变更和废止的程序： 第四部分???????????? 办公物资管理流程 一．办公物资申请程序 二．办公物资领用程序 三．办公物资调拨程序 四．办公物资报修程序 五．办公物资报废程序 六．名片申请程序 七．贵重物资借用程序 第五部分???????????? 行政奖惩流程 第六部分???????????? 合同档案借阅流程 ? 第一部??????????? 行政人事部行政条线岗位分工简介 姓名 职位 主要工作职责 XX 行政人事部经理 承担公司行政各模块条线日常管理工作 XX 行政文员/专员 承担办公物资采购管理、公司物资及固定资的管理、办公设备维护、车辆调度、档案管理、用印管理、证照管理及年检工作、总经理室文件流转，贵重物资借用管理、公司电脑、软件、网络系统维护、公司邮箱管理等 ? 第二部分??????????? 行政文件流转时限 1、???? 各部门在递交文件时填写《文件/信息收发记录》，记录上的签收时间（填写在备注栏内）为文件处理的起始日期，如是传真，由公司文员立即转交，并填写《文件/信息收发记录》。 2、?人事行政部行政条线收到各类文件在2个工作日内处理完毕并反馈（另有时限约定的除外），因故不能处理完毕的，也在2个工作日内回复经办人。 3、???? 如文件还需其他职能部门流转的，时限不超过3个工作日（另有时限约定的除外），各职能部门负责人如遇出差等情况，将请代理人负责征询并签署意见。 4、???? 凡需总经理室流转审批的文件（含其他部门文件），由人事行政部负责，填写《文件流转登记表》，以签收时间为起始日期，原则上在4个工作日内予以回复。如遇出差，非紧急情况的，以上班后4个工作日内回复；紧急情况的，由人事行政部致电请示公司负责人并回复经办人。 第三部分??????????? 印章管理流程 一、 印章使用的程序： 1、公司对外使用的公司公章、法定代表人印鉴 ①用印人填写《用印审批单》→②部门负责人签字→③根据审批权限由总经理室审核批准→④人事行政部用印并留存《用印审批单》 合同 （1）市场业务合同 ①用印人填写《合同评审单》→②由市场部报公司负责人流转合同内容，待审核批准后的用印审批单→③经办人至人事行政用章专管员用印→⑤合同对方已盖章，原件人力资源中心专管员留存（对方未盖章，5个工作日内将对方盖章后的文件交人事行政专管留存归档） （2）其他合同 ①用印人填写《合同评审单》→②部门负责人审核批准→③如需职能部门流转，由部门经办人负责流转→④人事行政专管员负责总经理室审批并将文件交责任部门经办人→⑤至人力资源中心专管员盖印→⑥合同对方已盖章，原件由人事行政部行政条线留存归档（对方未盖章，5个工作日内将对方盖章后的文件交人事行政部留存） （3）合同复印件分发 人事行政部行政条线负责在3个工作日内将复印件及时分发至合同各相关部门，无法在规定时限内发放的，先扫描邮件至相关部门，并在《文件领用、回收登记表》上登记说明。 部门章 ①用印人填写《用印登记表》→②部门负责人审核签字→③用印 二、?????? 印章变更和废止的程序： ①报人事行政部行政条线专人审核→②总经理室批准→③人事行政部行政条线履行相关手续 第四部分??????????? 办公物资管理流程 一、?????? 办公物资申请程序 1、办公用固定资产【金额在2000元以上（含）的办公设备设施】的申请程序： ①申请部门填写《固定资产申请单》→②分管部门负责人核准→③汇总至行政人事部行政条线→④行政人事经理审核→⑤总经理室批准→⑥行政人事部行政条线负责按先调拨后购置原则配置 2、办公用低值易耗品的申请程序： ①申请部门填写《物资申领（购）单》②分管部门负责人在预算范围内批准，预算范围外核准→③汇总至行政人事部行政条线→④总经理室分管负责人批准预算范围外的申请→⑤行政人事部行政条线负责配置 3、常用办公物资采购期限为5个工作日内，订制办公物资采购期限为15个工作日内（批量订制办公物资除外，如服装、印刷品等）。 二、?????? 办公物资领用程序 ①办公物资请至行政人事部行政条线领用；②如属固定资产和低值易耗品，由行政人事部行政条线进行统一编号，详见《办公物资分类编号规定》，并建立《办公设备、设施清单》，实行电脑记录和管理，制作标识，并实时更新，凡有人员离职，须将此清单内所属物资移交完毕方可离职，此移交清单编入当月领料单内，并附在《离职/异动程序单》后。 ③办公物资负责人负责物资的出入库