一户式电子档案管理系统业务需求.doc

一户式电子档案管理系统业务需求 二〇一一年九月十五日 目录 1. 背景 2 2. 目标定位 3 2.1. 近期目标 3 2.2. 远期目标 4 3. 总体结构示意图 5 3.1. 系统业务架构说明 5 3.2. 系统软件技术架构说明 7 4. 总体设计原则及要求 8 4.1. 符合电子流和纸质流统一管理基本要求 8 4.2. 符合档案管理基本要求 9 4.3. 符合档案实际利用要求 10 4.4. 符合用户权限设置要求 11 4.5. 符合系统安全要求 12 4.6. 符合全系统库房管理要求 12 4.7. 符合与其他系统接口要求 13 4.8. 符合系统技术架构要求 13 5. 术语解释 13 6. 收件管理 15 6.1. 影印资料扫描 15 6.2. 影印资料查询 17 7. 图像识别子系统 18 7.1. 图像识别功能 18 7.2. 全文检索功能 18 8. 档案管理子系统 19 8.1. 借阅归还流程 19 8.1.1. 借阅 19 8.1.2. 归还 21 8.2. 销毁流程 22 8.3. 检索功能 23 8.3.1. 档案管理员辅助检索功能 24 9. 库房管理子系统 24 9.1. 入库管理 25 9.2. 出库管理 26 9.3. 库存档案物理位置位置调整 31 9.4. 库房管理示意图 32 9.5. 库存信息统计表 33 10. 系统安全 37 10.1. 系统管理 37 10.2. 用户权限管理 38 10.2.1. 组织机构管理 38 10.2.2. 角色管理 39 10.2.3. 用户管理 40 10.3. 系统维护 41 10.4. 系统监控 41 10.5. 日志管理 42 背景 按照国家档案局八号令要求，结合《江苏省机关团体企业事情业单位档案工作规定规范》的要求，参照国家档案局印发的中华人民共和国档案行业标准和中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》以及市档案局相关档案门类暂行规定，结合税务业务档案特点以及全省3.0系统数据特性,改善系统现有档案保管条件和水平，按照“三个一流”标准不断提升徐州地税档案综合管理水平，更好地服务税收中心工作，特提出一户式电子档案管理系统需求。 一户式电子档案管理系统贯彻省局税源专业化管理改革的精神，对于进一步加强税源管理、提高纳税人遵从度具有十分重要的意义。不但减少纸质形式流转，提高办事效率，遵循低碳环保的原则；还可以通过对电子档案的科学管理，数据的有效使用，发现原来纸质档案中与3.0大集中涉税数据中不一致的环节，为税源风险控制提供线索。 目标定位 根据全市档案管理目前实际情况，分为近期和远期目标分步实施。 近期目标 通过“一户式电子档案管理平台”的建设，实现3.0业务工作流、税务纸质档案实物流、税务业务电子流在同一平台上运行，满足系统各层面用户在同一平台分权限操作；实现省级大集中系统的稽查类、法制类数据的扫描归档，在“一户式电子档案管理平台”的系统平台上，通过方便快捷的业务流操作，将实物的纸质流和系统内的电子流资料建立对应的关系，方便用户高效利用和管理档案数据；并预留数据接口，进一步强化对档案数据的有效管理、有效利用；完成对档案库的合理规划，以“一户式电子档案管理平台”为信息化支撑工具，通过信息化手段对档案核心库及系统各分库进行管理，在纸质档案和电子档案相互对应的基础上，实现档案扫描、入库、移交、定位、查询等管理工作自动化，进一步强化对档案库房的高效利用；完善档案综合管理功能，增强档案统计、查询、调阅、利用功能。 通过对“一户式电子档案管理平台”各项功能的进一步完善，将其它在用和在建的应用系统，进行数据互换和功能整合，实现业务资料与业务档案管理在同一平台的适时转换与运转；完善档案的电子化管理，建立“一户式”电子户档，实现“分类式”纸质档案和“一户式”电子档案文件的相互对应。 远期目标 实现徐州地税的文书、业务、等档案的统一管理。提供电子档案全文检索。 总体结构示意图 系统业务架构说明 系统通过对日常工作中产生的电子流、文书流、工作流档案进行收集整理归档，根据一户式的方式建立电子档案库，并和实物档案、库房、装具建立对应关系。 在解决今后日常档案管理工作同时，还需解决历史未入库档案的问题，主要包括历史纯纸质案卷、历史电子涉税材料。 在以上基础上建立档案库之后，要求充分合理的利用好档案，发挥档案管理系统的重要辅助办税等作用主要方式有： 借阅管理：通过对档案的编研整理，对实物档案的借阅通过流程管理。 销毁管理：对于到达保管期限和须移交的档案进行销毁管理。 查询管理：从不同的业务角度对电子档案进行查询调阅，如按纳税人、按事项、按办理时间、按机关等等。 统计管理：对档案的建立情况、使用情况等进行多维度的统计。 全文检索：为了更好全面自动化的利用好档案，