七C原则在询报盘函电中应用.doc

七C原则在询报盘函电中应用［摘要］Completeness (完整)，Concreteness (具体)，Clearness（清楚），Conciseness（简洁），Courtesy（礼貌），Consideration（体谅），Correctness（正确）这七个以字母C开头的单词概述了外贸函电写作的基本原则，运用好七C原则对于写好函电有着很重要的作用，本文试讨论如何在询盘和报盘时把握好以上七个方面的问题。 ［关键词］七C原则 函电 询盘 报盘 ［中图分类号］H315［文献标识码］A［文章编号］1009-5349（2011）03－0038－01 询盘即是询问交易条件，报盘则是告知交易条件。在当今的进出口贸易中，询盘和报盘是相当重要的环节，它关系到贸易是否能够顺利进行，尤其在以函电的形式进行询盘和报盘时，我们更应该留意外贸函电遵循的七个原则，从而保证贸易信息的顺利表达。 一、Completeness，保证信函信息的完整性 在写作外贸函电时，应当注重信函的完整性，这里提到的完整性可以从两个方面来概括：一方面是指信函的结构，包括信函的格式和布局，完善信函结构和布局的完整性可以确保对方顺利获取信函的基本信息。另一个方面，信函信息的完整性同时还体现在信函的主体内容上，也就是说在写作函电的时候当针对正在进行的贸易环节具体描述己方观点，比如在进行询盘时，信函的主体中当详细表达如下几个方面的信息：1.如何得知对方公司名称和地址。2.己方是何单位，此次去函有何目的。3.表达对某种商品或服务感兴趣，并提出询盘，请求对方给予回复。4.感谢对方合作，并表达对合作的期望。 二、Concreteness，针对具体的贸易信息 所谓具体，是指在函电的写作过程中，作者要如实反映当前贸易环节的具体问题。比如询盘，我们提到的询盘通常有两种形式，一般性询盘和具体询盘，如果是一般性询盘信函，我们需要围绕某一类产品提出询问，如商品的价格，大致的船期，和对方可以给予的付款方式等。特别忌讳的是一般性询盘的时候在价格和折扣方面纠缠不清，不仅仅使信函偏离主题，还将导致将来在讨论具体贸易细节问题上处于被动的地位。而在具体询盘时，则应该就具体的某一种商品详细询问相关交易条件，避免在具体询盘时谈及和商品无关的事宜。 三、Clearness，清楚表达己方观点 清楚地表达己方观点在报盘和询盘的过程中显得尤其重要，因为通过信函来进行交流，双方无法通过语气、肢体语言或面部表情了解对方的潜在想法，只能通过字里行间来获取对方的观点和看法，因此，如果在询盘时不善于清楚表达己方观点，会使得对方曲解该信函的信息，不利于交易的进行。 四、Conciseness，保持简洁明了的风格 在询盘和报盘时尤其应当注意保持简洁明了的风格，当今快节奏的商业气氛不允许拖沓累赘的信息表述，因此在对这类信件的处理时关注得更多的应当是商品的质量和价格，只需要将必要的信息表达到即可，千万注意避免过多的个人意见，简洁明快的询报盘是双方融洽合作的前奏。 五、Courtesy，注意语言的礼貌 商务函电的礼貌原则是建立在双方的业务关系之上，因而其礼貌语要显得正式，含蓄。在询报盘时常常在这样几个方面体现礼貌原则：1.在介绍如何获知对方公司名称和地址时，如：承蒙某人告知（“through the courtesy of…”）这种正式含蓄的语言最能诠释外贸函电中的礼貌用语方式。2.用问句委婉表达己方意愿，如“would you please supply us with a complete set of catalogues for textile accessories?”3.以良好的祝愿期盼双方的合作顺利，如“ we hope you will find our quotations satisfactory and look forward to receiving your order”。 六、Consideration，换位思考的态度 Consideration 原意是体谅，在外贸函电的写作中很重要的一个细节就是作者所站的位置应和读者一致，不能有高高在上的姿态，例如“we will give you 2% discount if you place a large order”和“you will get 2% discount if you could place a large order”。 虽然这两句话意思一致，都表示如果对方大量订购即可获得2%折扣，但相比较而言，前者不符合外贸函电的要求，应为前者意思是“如果你们大量订购，我们可以给予你方2%的折扣”，显然作者的姿态定位太高了。 七、Correctness，确保语言的正确与否