公文发行程序.ppt

一、公文办理的内容 1、收文办理程序 2、发文办理程序 3、善后办理程序 （一）登记 1、登记的重要性。 1、什么是催办？ 2、催办的方法。 收文办理程序 发文办理程序 善后办理程序 1、公文立卷 （1） 立卷概念与意义 （2） 公文立卷的范围 （3） 公文立卷的要求 ②正确反映机关工作的历史面貌； 公文立卷旨在保留机关工作活动形成的历史资料，以便查考。这不仅是现行工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。 文秘人员必须实事求是，把能反映机关历史面貌和具有保存价值的公文材料，齐全、完整地收集整理起来，把每项重要工作中产生的能说明问题本质的所有公文材料，都归入卷内。 ③要区分文件材料的保存价值； 由于公文的内容不同，其保存价值有大有小。 立卷工作不仅是将有价值的文件通过立卷保存起来，而且必须便于保管和利用。为此，应当区分文件的不同保存价值，将保存价值相同或相近的文件组合在一起立卷。这样立卷的结果，重点明确，便于实行科学管理，特别是遇到突发性事故时，便于抢救重点档案，减少损失。 ④要便于保管、查找和利用。 立卷的结果是将单份零散文件，组成有联系的文件材料集合体——案卷。案卷作为档案管理的基本单位，必须便于保管和提供利用。 案卷厚度要适中，一般以200页左右为宜；卷内文件数量要适中；一次大的会议，一项大的工程，形成的公文过多，可酌情成若干相互联系的案卷；比较简单的工作形成的公文较少，如一问一复，不过几页，若单独组卷显得零散，则可与相近问题的文件合并组卷。 （4） 公文立卷的方法 （5）公文立卷的步骤 预先编目 ①编制立卷类目 立卷类目：是文书部门的立卷计划。通常编制立卷类目，是由机关文书部门、秘书部门和机关档案室共同负责，并经秘书部门负责人最后审阅定稿。 归卷类目：包括归卷类别和归卷条目。类别，指公文材料的类属，条目，指类别之下具体概括一组公文材料的题目。类别与条目都编代号，主要是方便归卷和随时查找。 如：“3—6”这个类目代号，“3”代表第3类别，“6”代表第6个条目。 ②案卷的编目 对卷内公文的排列和编目： 每个案卷里的公文，需进行系统化排列，体现出一定的条理性，以便于阅读。排列的方法主要是按时间顺序排列或按重要程度排列。 填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”： “卷内文件目录”：置于案卷首页，用于检索卷内公文，既方便查阅，也利于保护卷内公文的完整。 卷内文件目录，除一份放在卷内，还可以复制一两份，填写卷号，按案卷排列的顺序汇集装订成册，作为一种查找公文的工具。 “卷内备考表”：用来注明立卷状况，便于管理人员和利用者查考，并有利于保护公文。 卷内文件目录和卷内备考表，均须以工整的钢笔字迹填写，不能潦草或涂改。 填写案卷封皮与装订案卷： 案卷封皮的作用：主要是保护卷内公文的清洁并不受磨损，分为硬卷皮、软卷皮两种。 硬卷皮用坚固的厚纸制作，以便于案卷立式存放； 案卷外再加卷盒封套的，可用软卷皮装订，以便于翻阅。 填写案卷封皮上的各个项目，最好用毛笔正楷书写，既醒目又能耐久保存。 平时归卷 指将办理完毕的公文，按照编定的归卷类目所列的条款，随时归入卷内。 这一方法运用得当，可以有效地加强公文管理，防止散失或堆积，方便公文处理工作，充分发挥文书处理部门立卷的优越性。 年终调整立卷 指在平时归卷的基础上，年终时再按立卷的原则和方法，经过必要的调整，把有关的公文组合在一起，形成一个符合要求的案卷。 之所以要进行年终调整立卷，是因为平时陆续归卷的公文毕竟不完全，存放的条理性和系统化不足，需到年终时才能收齐整理立卷。 2、归档 文秘部门立好的案卷，按照归档制度逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。 归档工作是作为一项制度来执行的。归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。 归档范围： 凡是反映机关工作活动，具有一定参考利用价值的，均属于归档范围。不属于立卷范围的，在立卷前剔除，剔除的文书材料经领导批准后可销毁。 归档时间： 即指案卷交付机关档案室的时限。 按照有关规定：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。” 归档要求： 即指归档的质量要求。 一是应归档的公文材料齐全完整； 二是公文和电报按其内容的联系，合并整理立卷；