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董事长办室秘书岗位职责及工作流程
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董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
工作内容
工作要求
工作流程
一、???????????? 办公室
内? 务
1、办公环境
明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、? 每天准时上班。
2、? 开窗通风。
3、? 清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、? 清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
5、? 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
6、? 每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、? 及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
8、? 每两周吸尘一次。
2、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、? 对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
2、? 外来红头文件:填写收文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。
3、? 内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
4、? 外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、? 内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、? 公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、? 重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
8、? 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
9、? 根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、? 笑脸相迎,茶水相待。
2、? 询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
3、? 索要名片。
4、? 及时向董事长请示。
5、? 按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、? 根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、? 董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善 1、? 会议议程的拟定。
2、? 确定与会人员。
3、? 会议通知起草和发送。
4、? 会议文件的准备。
?
5、? 会议场所的确认及会场布置。
6、? 会议签到及记录。
7、? 与会人员的接待工作。
2、? 工作会
1、? 检查会场环境是否干净整洁。
2、? 检查会议通知是否到位。
3、? 检查会议文件准备是否齐备。
4、? 会议人员的接待。
5、? 会议期间的服务。
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文 章来源_清 风教育资源网 www.q
1、协助分管主任处理办公室日常行政事务,参与学院综合性行政事务的实施。
2、草拟学院行政工作报告、总结、规划和决议、决定等综合性文字材料文件;草拟重要会议文稿和重要文件;草拟及整理院级干部讲话稿及有关资料。
3、领取行政机要文件。接受、管理院内平行文件、做好院级领导及各种机要文稿、各类公文的制作印发;负责上级行政机关发来的文件、简报、通知、信函的登记、编号、发放和传阅工作。定期检查文件的管理和必威体育官网网址情况;学院一级来往信件、文书、报刊及院内行政公文的拆封、登记、传阅、督办、归档工作;负责编制、分发“一周、一月、一年收文目录”。
4、负责学院党政领导出行的交通安排和联络等服务保障工作。
5、协助分管主任做好学院涉及各部门和单位的综合协调工作,对外联系工作。包括内外宾的接待工作安排和费用预算,对内对外的迎来送往工作,办公室来往礼品纪念品的策划设计、开发、采购管理工作,负责上级领导、兄弟院院的来访接待工作。
6、负责全院性重要会议、大型活动的会务工作。如会议名称、人数、对象、范围的确定,会议时间、地点、场所的选择,会场的布置,会议日程、程序的安排,会务文书和生活管理等。
7、负责学院办公楼会议室的管理与使用。
8、负责学院行政大事记的记录,建立健全大事记记录制度,保证记录的及时、准确、完整。
9、负责院领导、学院办公室固定资产、办公用品、会议室办公用品的配送,设备的使用和管理。
10、协助分管主任处理日常财务工作,负责办公室常规性财务工作的实施。负责院领导、学院办公室的财务管理工作。
11、协助分管主任搞好学院车辆的使用和管理工作。
12、完成领导交办的各项临时工作。
合肥三洋(600983) 企业管理规章制度1 合肥荣事达三洋电器股份有限公司 董事会秘书工作规定 根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》、《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法(修订)》等法律、法规、规章和《公司章
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