办公室效率管理.ppt

* * 第一节 时间管理策略 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 （1）给某客户打电话，与对方联系，说明自己的上司下周四将安排与他约会的事宜。 （2）为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表。 （3）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。 （4）复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。 （5）拆封、分类和传递今天收到的邮件。 （6）部署检查下午开会要使用的会议室，准备茶水和咖啡。 （7）为上司预定周末去天津的火车票（从北京出发）。 （8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅。 （9）在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接了几个电话。 思考：秘书小周怎样做才能高效率地完成上述工作？ 第一节 时间管理策略  一、时间管理的方法 1. ABCD分类法 （轻重缓急分类法 或者四象限法） A B C D 重要 紧急 2、NTL分类法 N-----now T-----today L-----later ?于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。她估摸了一下，差不多3万字，有20多页；刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让她通知他们几个；刚放下电话，机要室就送来一份传真,传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下；她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。 于雪这天早晨的几项工作就应该这么划分：给主任写报告是T类工作；通知几位总监开会是N类工作；把传真交给具体经办人是T类工作；给电视台打电话是L类工作，而参加档案培训也是L类工作。分出了轻重缓急，于雪就可以这样按步就班地工作了：???? 首先到行政部门预订4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人；把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在今天下班之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。 3、制定时间计划表法(1)年计划表。公司在一年中的例行活动或公司所属母公司在一年中的例行活动，商界在一年中的例行活动，以及根据公司年度工作计划，可以确认的必须参加的活动，要事先列入表中。 (2)月计划表。从全年计划表抄下日程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当月的重大活动。 (3)周计划表。正确地填写会议、约会等预定活动，包括时间等安排。在周末要向领导报告下周计划，并得以确认。 (4)日程表。上司在一天中要做许多工作，为使其事先掌握自己所要从事的重要活动，必须提供给上司日程表。在前一日下午或者当日清晨，根据周计划表，抄制当日日程表，并得到上司确认(如果不制作日程表，根据周计划表安排工作时，也必须于前一日或当日清晨得到确认)。 第一节 时间管理策略 4.习惯使用待办单(1)将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘，未完事项留待明日。(2)待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。(3)使用待办单注意：每天在固定时间制定待办单(一上班就做)、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项提前解决，做到每天坚持。 第一节 时间管理策略 二、时间管理的实施 (1)明确自己的工作任务和职责。 (2)要区分常规工作和非常规工作。(3)动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学有序地一项一项地完成工作任务，不是机械地来一件事干一件事 第一节 时间管理策略 (4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。 (6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、不延误、不降低团队的整体效